+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

Содержание

СЗВ-М при увольнении сотрудника

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

Работодателю очень важно не только правильно заполнить отчёт СЗВ-М, но и вовремя выдать его увольняющемуся работнику. Это поможет избежать различных разногласий и конфликтов, которые могут перерасти в судебные разбирательства.

Увольняющемуся работнику необходимо в обязательном порядке выдать заполненную форму СЗВ-М. Однако могут возникнуть ситуации, в которых бывший сотрудник будет отрицать факт получения такого документа. Для того чтобы избежать подобных конфликтных ситуаций, необходимо подтвердить выдачу отчёта документально. Сделать это можно несколькими способами:

  1. Оформить сразу несколько одинаковых экземпляров выписки. При этом увольняющийся сотрудник обязан поставить свою подпись на том документе, который останется на хранении у руководителя. Таким образом будет подтверждён факт получения отчёта, и при необходимости работодатель без проблем сможет доказать это.
  2. Попросить сотрудника написать расписку, в которой будет указан факт выдачи документа. В дальнейшем она может быть использована при появлении каких-либо конфликтных ситуаций или споров.
  3. Завести соответствующий журнал, в котором сотрудники будут расписываться при получении каких-либо документов.

Соблюдающий закон работодатель обязан не только предоставлять все данные о работниках в Пенсионный фонд, но и выдавать выписки всем сотрудникам, в том числе и увольняющимся.

Однако такое поведение руководителя — скорее исключение из правил. Большинство недобросовестных владельцев фирм и компаний пренебрежительно относятся к этой обязанности и редко выдают необходимые выписки.

Основными причинами этого являются:

  1. Отсутствие необходимости её получения. Выписка может пригодиться только в тех случаях, когда необходимо показывать её третьему лицу и доказывать факт работы за определённый период.
  2. Отсутствие административных и уголовных наказаний за невыполнение таких обязательств. Единственным исключением является невыдача нужных документов увольняющимся или выходящим на пенсию сотрудникам.

Работник в любой момент может потребовать от руководителя выдать ему все необходимые документы и выписки. В случае если он без грамотно обоснованных причин отказывает сотруднику, то можно смело обращаться за помощью к правоохранительным органам и судебным инстанциям.

Отчёт СЗВМ при увольнении сотрудника оформляется довольно быстро и просто. При этом руководителем должны быть правильно заполнены все разделы документа и прописаны необходимые реквизиты. Если всё сделать правильно, то можно значительно ускорить процесс оформления документов и в кратчайшие сроки покинуть место работы.

При увольнении сотрудника СЗВ-М составляется по обычной форме, отчет содержит 4 раздела.

Раздел 1

Первый раздел содержит данные о страхователе, т.е. о вашей компании. Раздел подлежит обязательному заполнению, в нем указываются регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, КПП и ИНН компании.

Раздел 2

Второй раздел содержит сведения о периоде, за который составляется форма.

Как уже было указано выше, отчет составляется за все периоды работы, таким образом, 1 отчет – 1 период.

При увольнении сотрудника в середине месяца выдайте ему отчет СЗВ-М, указав в разделе 2 код отчетного периода, соответствующий месяцу увольнения.

Например, при увольнении в августе 2017 года – укажите отчетный период 08, календарный год – 2017.

Раздел 3

В третьем разделе укажите код “исх”.

Раздел 4

В четвертом разделе укажите данные уволенного – ФИО сотрудника, номер СНИЛСа, а также ИНН.

Посмотрите ниже пример заполнения отчета.

СЗВ-М при увольнении сотрудника — выдавать или нет? Частый вопрос, возникающий у работодателей. В апреле 2016 года появилось нововведение — при увольнении работнику помимо справок 2-НДФЛ и о среднем заработке бухгалтер должен предоставить СЗВ-М. Это является обязательным, так как прописано в законодательстве (ФЗ №27).

СЗВ-М при увольнении сотрудника Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.

Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего

СВЗ-М — это отчет, ежемесячно предоставляемый работодателем в Пенсионный фонд России, подтверждающий, что указанные в нем лица в указанный период получили доход, облагаемый страховыми взносами.

Наличие таких документов у работника поможет ему в будущем доказать свой страховой стаж, когда возникнут спорные вопросы при определении размера пенсии.

Справка должна быть выдана работнику лично на руки.

При его отсутствии на рабочем месте в последний день работнику необходимо направить предложение явиться за документами лично или сообщить почтовый адрес, по которому такие документы могут быть ему направлены.

Все владельцы ИП, предприятий и фирм независимо от их годового оборота и количества нанятых на работу сотрудников обязаны регулярно подавать в Пенсионный Фонд России сведения о своих работниках.

Однако часто случаются ситуации, когда сотрудник увольняется, и на его место приходит новый.

В этом случае очень важно правильно оформить документы и не допустить ошибок, которые могут повлечь за собой административную или даже уголовную ответственность.

Выдача СЗВ-М работнику при увольнении является обязательной. Это правило прописано в законе и не может быть изменено по желанию работодателя. Этот документ очень важен для увольняющегося сотрудника, так как в нём прописывается весь его страховой стаж. Отчёт СЗВ-М имеет право выдавать только бухгалтер и лично в руки каждому увольняющемуся работнику.

(согласно ст.

Как правильно оформить отчёт (пошагово)

Правила заполнения формы СЗВ-М для выдачи работнику в целом соответствуют требованиям к заполнению формы СВЗ-М при её предоставлении в ПФР.

В разделе 1 указываются регистрационный номер работодателя в ПФР, его краткое наименование (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя), ИНН и КПП, в разделе 2 — месяц и год, соответствующие отчетному периоду, в разделе 3 — тип формы «исхд» (исходная).

Раздел 4 заполняется данными о работнике — фамилия, имя, отчество, СНИЛС и ИНН. В первой графе таблицы «№ п/п» номер работника должен соответствовать номеру в общем отчете за этот период.

Предоставляемые данные должны быть заверены руководителем организации, индивидуальным предпринимателем или уполномоченным лицом.

Заполнение сзв-м при увольнении сотрудника Ознакомиться с примерами электронных документов можно в этом же законодательном акте, однако они содержат в себе лишь то, какую информацию необходимо подавать ежемесячно.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М Согласно ч.4 ст.

17 ФЗ №27-ФЗ, за предоставление неполных или недостоверных сведений, а также за отказ от предоставления установленных законодательством справок в ПФР работодатель может быть оштрафован на 500 руб.

Внимание Это касается и СЗВ-М, ведь данный документ является одним из основных в ежемесячных отчетностях. Таким образом, если руководитель или иное ответственное лицо не предоставили данные о 50 работниках, то размер штрафа для него будет составлять 25 000 руб., а денежная сумма будет взыскиваться сотрудниками Пенсионного фонда в соответствии с нормами ст. 19 и ст.

Предлагаем ознакомиться:  Как взять опеку над ребенком из детдома

Выписки из документа

При увольнении работнику выдаются выписки из отчетов за весь период его работы начиная с апреля 2016 года (первый отчетный период по этой форме).

Так как отчет за период, в котором увольняется работник, будет представлен в ПФР только в следующем месяце, работнику готовится отдельный отчет за месяц его увольнения.

В выписках должны содержаться сведения только по увольняемому работнику. Включение иных лиц или предоставление копий полных отчетов будет нарушением персональных данных.

Справка при увольнении

Никаких новшеств, которые бы более четко разъясняли, как именно в 2018 году выдавать копии СЗВ-М работникам в законодательстве, к сожалению, не появилось. В связи с этим полагаем целесообразным напомнить о том, что точную копию СЗВ-М с данными обо всех работниках фирмы или ИП выдавать никому нельзя.

Чтобы ничего не нарушить, работникам можно выдавать выписки из сданных отчетов, которые будут касаться непосредственно самих застрахованных лиц. Такие выписки, как правило, позволяют формировать многие бухгалтерские программы, необходимые для сдачи электронной отчетности. Приведем образец выписки из СЗВ-М, которую можно выдавать работникам в качестве копий отчета.

Сдавать СЗВ-М в Пенсионный фонд надо не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (ст. 4 закона № 27-ФЗ). Сроки выдачи СЗВ-М при увольнении сотрудника и окончании срока действия договора гражданско-правового характера, на выплаты по которому начисляются взносы, смотрите в таблице.

СЗВ-М при увольнении сотрудника: за какой период и когда выдавать

Ситуация Период Срок выдачи
Сотрудник увольняетсяВсе периоды работы/Месяц увольнения*День увольнения
Последний день действия договора
Увольняется сотрудник, оформленный по ГПХ

*При увольнении надо выдать сотруднику копию СЗВ-М за все периоды работы – за каждый месяц работы. При увольнении в середине месяца – выдать СЗВ-М, указав в разделе 2 код отчетного периода, соответствующий месяцу увольнения.

Бухгалтер обязан выдать копии СЗВ-М в 2017 году в следующих случаях:

  • По требованию работника, в т.ч. работающему по договору ГПХ;
  • В день увольнения или прекращения договора ГПХ.

Выдать копию отчета по требованию сотрудника компания должна в течение 5 календарных дней. Сотрудник не обязан указывать, для чего ему потребовалась копия.

При увольнении сотрудника в 2017 году копия СЗВ-М выдается по умолчанию, каких-либо дополнительных заявлений от работника не требуется.

Важно! С 2017 года у работодателя исчезла обязанность выдавать копию СЗВ-М при выходе сотрудника на пенсию.

Нужно ли выдавать сзв-м при увольнении сотрудника? В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.

  • Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
  • Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
  • Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.
  • За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.

(согласно ст.В 2018 году работодатели обязаны также выдавать сотрудникам копии раздела 3 единого расчета по страховым взносам. Его форма утверждена приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551.

Порядок и сроки выдачи копий – точно такие же, как и для формы СЗВ-М.

До 2017 года, напомним, страхователи были обязаны по итогам каждого периода выдавать работникам и подрядчика копии раздела 6 формы РСВ-1.

СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении: основание, форма, сроки

Источник: https://active-body.info/szv-m-uvolnenii-sotrudnika/

Составляем выписку из формы СЗВ-М – образец

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

При увольнении работнику выдаются выписки из отчетов за весь период его работы начиная с апреля 2016 года (первый отчетный период по этой форме).

Так как отчет за период, в котором увольняется работник, будет представлен в ПФР только в следующем месяце, работнику готовится отдельный отчет за месяц его увольнения.

https://www..com/watch{q}v=TKdndwhvZe0

В выписках должны содержаться сведения только по увольняемому работнику. Включение иных лиц или предоставление копий полных отчетов будет нарушением персональных данных.

Как было раньше и что изменилось в новом году

Нужно заметить, что до недавнего времени при выдаче копий действовали положения закона, принятого двадцать один год назад:

  • сотрудники могли получить копию только после сдачи отчета в фонд, но не позднее десяти дней следующего месяца;
  • исполнителям и подрядчикам они выдавались сразу же в тот день, когда заканчивались сроки заключенного договора;
  • во время увольнения работник должен был получить документ в день выхода приказа;
  • для тех, кто только собирался выходить на пенсию, справку выдавали не позднее десяти дней (точка отсчета начиналась с подачи заявления для сбора необходимых бумаг в пенсионный фонд);
  • пробелы в законодательстве не позволяли уточнить в каком виде и за какой месяц выдается копия, которая могла содержать персональные сведения о других работниках;
  • не было подтверждено получение копий и совершенно неясно, стоило ли брать расписку с сотрудника.

Еще одним слабым звеном считалась мера ответственности. Работодатели зачастую игнорировали выдачу и отказывали заявителю без видимых причин. Подобная неразбериха, вкупе с постановлением об индексации, привели к необходимости изменить ситуацию и навести порядок в сфере учета и оформления.

Порядок оформления и выдачи копии СЗВ-М в 2019 году

Новые правила и изменения в бланке формы были утверждены более года назад. Она должна заполняться на всех работников, с которыми был заключен контракт или гражданско-правовой договор.

Теперь копии СЗВ-М сотрудникам в 2019 году подготавливаются и выдаются ежемесячно, так же как отчет для пенсионного фонда:

  • Фактически из общего отчета делается выписка, чтобы не разглашать персональные данные других лиц.
  • Указывается фамилия, имя и отчество, номер индивидуального лицевого счета и ИНН.
  • Первый раздел отчета посвящен самому страхователю с кратким наименованием компании, регистрационными и идентификационными номерами и кодами, которые были присвоены.
  • Отчетный период расположен во втором разделе, где для каждого месяца определено свое кодовое значение, начиная от 01 (январь). Необходимо будет указать год.
  • В третьем разделе обозначается тип формы, которая бывает исходной и дополнительной. Ее заполняют, когда нужно внести некоторые важные упущенные сведения за определенный период. Иногда применяют отменяющую форму, чтобы аннулировать неправильно указанные данные.
  • Таблица четвертого раздела посвящена застрахованным лицам с указанием их порядкового номера, фамилии, имени и отчества, личного счета и идентификационного номера.

Неточности и ошибки в фамилии и других данных могут привести не только к переделке отчета, но также к штрафным санкциям.

https://www.youtube.com/watch?v=CcKRuDZL0Rg

Сотрудник или подрядчик вправе обратиться к работодателю и получить справку в любой день месяца без объяснения причин:

  • выписка обязательно потребуется человеку, собирающему пакет документов для назначения пенсии;
  • ее обязаны выдать сотруднику в день увольнения или окончания действия договора (основные сведения находятся в четвертом разделе);
  • желательно оформить свое требование в письменном виде, чтобы сделать выписку в двух экземплярах, которые сотрудник должен подписать (один из них выдается ему на руки, другой остается в компании);
  • если ведется журнал учета выдаваемых документов, то работник распишется в соответствующей графе, где будет указано наименование справки;
  • копию можно выдать после оформления отдельной расписки, поскольку она служит письменным подтверждением.

Изменения предусматривают получение выписки не позднее 5 дней со дня обращения, если только речь идет не об днях увольнения и расторжения договора.

Образец копии СЗВ-М

За какой период выдавать

Благодаря выписке удается не разглашать индивидуальные данные всех сотрудников и не нарушать статьи трудового кодекса и федерального закона.

Программа позволяет быстро сделать распечатку на одного пенсионера или человека, собирающегося увольняться. Число отчетов будет зависеть от количества месяцев, которые проработал сотрудник. Если их было десять, к примеру, то количество копий также должно равняться десяти. Ведь отчет в фонд сдается ежемесячно.

Работа на протяжении нескольких лет не освободит от обязанности сделать подробную выписку по каждому проработанному месяцу, даже когда дело касается декрета или неоплачиваемого отпуска.

Специальная программа облегчает работу, поскольку иначе придется найти все бумажные отчеты и сформировать пакет документов.

Образец подтверждения о получении копии СЗВ-М

Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику

Получение работником СЗВ-М может быть подтверждено тремя способами.

Самый удобный из них, особенно при большом количестве работников в организации, — ведение журнала учета выдачи документов. При этом выдача справки фиксируется подписью работника, подтверждающего таким образом её получение.

Следующие два способа могут применяться как самостоятельно, так и в сочетании с первым: от работника может быть получено письменное подтверждение о получении справки или его подпись оставляется на копии заявления, остающейся в архиве организации.

Журнал учета выдачи должен содержать традиционные графы: номер строки, название документа, его номер и дата, дата получения, подпись работника и её расшифровка.

Письменное заявление работника может содержать следующую фразу: «Подтверждаю, что в связи с прекращением трудового договора от (дата) № (номер) и на основании абзаца 3 части 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ я получил от (наименование организации) (номер ИНН, номер КПП) копию отчета по форме СЗВ-М за время работы на (количество листов) листах».

Подтверждающая запись на копии должна содержать слова «Получено на руки», дату и подпись работника с расшифровкой.

При направлении СЗВ-М почтой целесообразно отправлять документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Полученные в почтовом отделении квитанцию, опись вложения и вернувшееся уведомление необходимо сохранять. При наличии журнала учета выдачи документов информация об отправлении может быть отражена в нем.

Письменное подтверждение от застрахованного лица передачи СЗВ-М

Здесь важно не допустить явных ошибок, которые обычно совершаются непреднамеренно:

  • В список застрахованных лиц может попасть сотрудник, который уже не работает. Составляется новый отчет, где указывается отменяющая форма в третьем разделе.
  • Иногда забывают внести фамилию из персонала, если человек был в командировке или отпуске. В новой справке придется указать дополняющий тип и внести данные в список застрахованных лиц.
  • Исправления лучше сделать как можно скорее или не позднее пяти дней с момента получения предупреждения от фонда о несоответствии данных.
  • Электронный вид позволяет присылать три варианта протокола, указывающие на исправленные сведения.

Отчеты передаются лично, через доверенного представителя и по электронной или обыкновенной почте, с описью и вложением. Срок продлен от 10 до 15 дней месяца, следующего сразу после сдачи отчетности в местное отделение пенсионного фонда. Через налоговую проходят обязательные платежи.

Важно убедиться в том, что копия для сотрудника, собирающегося уволиться или выйти на пенсию, не содержала явных ошибок:

  • В выписке должна присутствовать информация о работодателя, который является страхователем, со всеми реквизитами.
  • Обозначается точное число и месяц, код формы. Он является исходным, поскольку отменяющий или дополняющий тип приведет к подготовке еще одной копии.
  • Прописываются точные сведения о застрахованном лице, взятыми из сданной справки.
  • Внизу ставится число заполнения выписки, которую подтвердит подпись руководителя и печать компании.
  • Для подтверждения подготавливается расписка с данными, что копия действительно была выдана в день расторжения контракта или увольнения или не позднее пяти дней со дня обращения и просьбы о ее выдачи. Расписка составляется в произвольной форме, но с точным указанием причины и чисел.
  • Вместо расписки можно подготовить две копии выписки, которые подпишет сотрудник и получит один экземпляр.
  • Выдачу сможет подтвердить журнал учета, где укажут фамилию и инициалы работника, числа конкретного периода и выдачи справки. Разумеется здесь должна стоять подпись в получении копии.

Выданную расписку и копию подтвердит печать и роспись работодателя или ответственного лица. Подготавливать выписку не придется, когда сотрудник был уволен без выходного пособия до того, как начался новый отчетный период.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Если работодатель в установленный срок не представляет требуемые сведения или предоставляет неполные либо недостоверные сведения, на него может быть наложен штраф — 500 рублей за каждое нарушение.

В случае обращения работника с жалобой в контролирующие органы или суд невыдача справки может быть расценена как нарушение трудового законодательства. Допустившему такое нарушение лицу может быть вынесено предупреждение.

Также на физическое и юридическое лицо может быть наложен административный штраф, размер которого составляет (при вынесении наказания впервые) — от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей — для организаций.

Штрафы за невыдачу

Особой ответственности за несвоевременную подготовку и выдачу выписки пока не предусмотрено.

В основном, штрафные санкции коснутся тех работодателей, кто задержал сроки сдачи и предоставил неверные сведения:

  • Штраф в 500 рублей кажется не очень большим. Однако он затрагивает недостоверные сведения только об одном сотруднике. Для компании в 30 человек это выльется в 15 тысяч рублей, если отчет не был сдан вовремя.
  • Ошибки при заполнении тоже грозят аналогичным штрафом и здесь ориентиром служат данные об одном сотруднике. В зависимости от количества ошибок вырастут расходы.
  • За предоставление формы не том виде, котором положено, сумма наказания достигнет 1000 рублей. Следует своевременно позаботиться о сертификате и электронной подписи, если число работников перевалило за двадцать пять человек.
  • Ответственным лицам, допускающим нарушения, грозит штраф от 300 до 500 рублей. При этом не исключена опись личного имущества и списание денег с банковского счета в случае неуплаты.

Привлечение к ответственности лежит на руководстве органа, контролирующего уплату страховых взносов. По существу этим занимаются налоговики и сотрудники пенсионного фонда.

https://www..com/watch{q}v=Nn65sUQovb0

Все же работодателю следует заранее позаботиться о том, чтобы осталось документальное подтверждение выдачи выписки, не содержащей ошибок и разногласий с ежемесячной формой СЗВ-М, которая была сдана.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Законодательная база

  1. Статья 11 «Представление сведений о страховых взносах и страховом стаже» Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

    Устанавливает требование предоставить работнику в день его увольнения сведения, необходимые для правильного назначения ему страховой и накопительной пенсий (п. 4), и перечень таких сведений (пп. 2-2.3).

  2. Статья 17 «Ответственность органов и должностных лиц Пенсионного фонда Российской Федерации, страхователей и застрахованных лиц, списание безнадежных долгов по штрафам». Определяет размер финансовых санкций, если такие сведения не выданы в установленный срок, представлены в неполном объеме или не соответствуют действительности.

  3. Статья 62 ТК РФ «Выдача документов, связанных с работой, и их копий». Устанавливает требования к порядку выдачи копий документов.
  4. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

    Устанавливает уполномоченных лиц, имеющих право заверять копии документов организации, а также порядок их действий при заверении копии.

  5. Статья 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права». Устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства.

Related posts:

Источник: https://OffshoreFinance.ru/skachat-obrazets-podtverzhdeniya-sotrudnika-poluchenii-kopii-szv-m/

Как выдать сотруднику копию или выписку СЗВ-М

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

Отчет СЗВ-М содержит сведения о застрахованных лицах, которые относятся к конфиденциальным данным. Как выдать сотруднику СЗВ-М, чтобы не нарушить законодательство о персональных данных? Может ли работодатель отказать работнику в предоставлении этих данных?

Рассмотрим правила и порядок выдачи выписки из СЗВ-М сотруднику. Смотрите и скачайте образец выписки из СЗВ-М в нашей статье.

Когда нужно выдавать СЗВ-М сотруднику

Все работодатели, независимо от их организационно- правовой формы должны выдавать своим работникам СЗВ-М. На это указывает ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.

1996 за № 27-ФЗ (далее – ФЗ № 27). Здесь же сказано, что работодатель должен выдавать работнику сведения в срок, предусмотренный для сдачи этого вида отчетности.

То есть, не позднее 10 числа месяца, который следует сразу за отчетным.

Сведения из СЗВ-М выдают следующим категориям застрахованных лиц:

  • Работникам, с которыми у работодателя заключены трудовые договора.
  • Физическим лицам, с которыми организация (индивидуальный предприниматель) заключает договора гражданско-правового характера. 
  • Всем прочим лицам, за которых работодатель уплачивал страховые взносы после их обращения за этими данными.

Нужно отметить, что в действующем законодательстве не предусмотрено наказание для работодателя, если он не выдает своим работникам эти сведения. Но также он не может оказать работнику, выразившему желание получить сведения, касающиеся его трудовой деятельности.

Но, несмотря на отсутствие наказания, работодатель должен сведения из СЗВ-М выдавать сотруднику, поскольку на это есть прямое указание в законодательстве.

Правила и порядок выдачи СЗВ-М сотруднику

Нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам полностью? Нет, более того такой способ  выдачи сведений нарушает законодательство о неразглашении персональных данных работниках, поскольку в данном отчете содержатся номера ИНН и СНИЛС на всех работников.

Правильным будет делать выписку из отчета на каждого работника. Заполните разделы СЗВ-М на сотрудника, которому нужно выдать отчет.

В законодательстве не сказано, в каком виде выдавать работнику информацию, в бумажном или электронном виде. Но целесообразно будет это делать на бумажном носителе, поскольку в этом случае легче организовать учет получения работниками выписки.

Выписку из отчета можно сделать с помощью специальных программ, в которых есть возможность сделать документ на одного, выбранного работника.

На чью сторону встанет суд, если фонд выписал штраф за СЗВ-М

Образец выписки из СЗВ-М для выдачи сотруднику

Смотрите и скачайте образец выписки из СЗВ-М для выдачи сотруднику при увольнении:

Как подтвердить получение сотрудником выписки

Многие работодатели задаются вопросом, нужно ли выдавать СЗВ-М сотрудникам под роспись? И хотя наказание за не выданные сведения не предусмотрены, работодателю лучше подстраховаться и фиксировать факты выдачи документов. В законодательстве нет указания о том, как это сделать, поэтому можно воспользоваться обычными способами, принятыми в делопроизводстве. Можно выделить три основных:

  • Выписка делается в двух экземплярах, один из которых выдается работнику на руки. На другом он ставит подпись в том, что им получен один экземпляр документа и дата получения. Этот экземпляр бухгалтер, или другой сотрудник, занимающийся этой работой, подшивают у себя.
  • Завести специальный журнал выдачи выписок из СЗВ-М. Он делается в свободной форме. В нем должны быть графы для ФИО получателя, наименования выписки (за какой месяц) и роспись работника о получении. Журнал нужно оформить по общим правилам: пронумеровать, прошить и опломбировать.
  • Брать с работника расписку о получении документа. Расписка составляется в свободной форме.

С точки зрения делопроизводства третий способ является довольно неудобным, особенно если в организации значительная численность сотрудников.

Наиболее удобно вести журнал, поскольку такой способ занимает минимум времени. При этом не нужно печатать документы в двух экземплярах и организовывать их хранение.

Несмотря на то, что работник будет расписываться в получении каждого документа, впоследствии он все равно может потребовать у работодателя предоставить ему эти сведения вновь. Работодатель не может ему отказать, поскольку обязан предоставлять работникам все сведения, их касающиеся.

Сроки выдачи выписки из СЗВ-М сотруднику 

Рассмотрим подробнее сроки выдачи. В ФЗ № 27 выделяют несколько ситуаций, при возникновении которых срок выдачи сведений из СЗВ-М будет меняться:

  • По письменному запросу сотрудника – в течении 5 дней календарных дней с дня обращецния.
  • Подрядчикам – физическим лицам выписка выдается дополнительно, в последний день действия договора.
  • Гражданам, оформляющим пенсию и подавшим работодателю заявление, о предоставлении сведений из СЗВ-М, они должны быть выданы не позднее, чем через 10 дней.
  • При увольнении сотрудников выдавать СЗВ-М также нужно. Делается это в последний день работы. Законодательство не оговаривает, как сделать выписку из СЗВ-М работнику при увольнении или подрядчику при окончании договора. Поэтому целесообразно выдавать сведения только за последний месяц, поскольку предполагается, что данные за остальные периоды у работника есть на руках.

Но, в некоторых случаях, работодатель может выдавать и полные сведения, за весь период работы. Делается это в следующих случаях:

  • Работник изъявил получить эти данные, о чем написал заявление на имя работодателя.
  • Работодатель уклоняется от исполнения, предписанных законом правил, и не выдает выписки из СЗВ-М ежемесячно.

Что может сделать работник, который не получает сведения или ему было отказано в их выдаче? Он может обратиться за защитой своих прав в трудовую инспекцию или прокуратуру. Что, в свою очередь, может привести к внеплановой проверке работодателя.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/103107-qqq-10-22-kak-vydat-sotrudniku-szv-m

Порядок выдачи копий СЗВ-М работникам

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

Отчетность по форме СЗВ-М обязан ежемесячно сдавать любой работодатель вне зависимости от того, является он частным предпринимателем или полноценным юридическим лицом. По общему правилу такая отчетность должна оформляться не позднее 10-го числа того месяца, который идет после отчетного периода.

При этом в некоторых ситуациях работодатели могут предоставлять своим сотрудникам копии составленной отчетности, если они потребуют этого в каких-либо своих целях.

В такой ситуации им предоставляется копия СЗВ-М, но эта процедура включает в себя множество и нюансов, которые многим работодателям могут быть незнакомы.

Понятие страхового стажа

В первую очередь, нужно будет определиться с тем, что представляет собой страховой стаж. На практике он представляет собой одну из наиболее важных составляющих пенсии, без которых в принципе можно не рассчитывать на получение этих выплат.

Страховой стаж представляет собой тот промежуток времени, на протяжении которого гражданин перечислял деньги со своей зарплаты в Пенсионный фонд. В преимущественном большинстве этот срок существенно превышает трудовой стаж.

В соответствии с действующим законодательством России этим термином отражается общая продолжительность отчислений в Пенсионный фонд, которая в принципе не имеет какой-то принципиальной связи с трудовым стажем.

Образец обращения о выдаче копии СЗВ-М

Сведения о застрахованных лицах

По установленным нормам ежемесячную отчетность нужно подавать работодателям в Пенсионный фонд, и документ должен сдаваться по новой форме СЗВ-М.

Эту бумагу нужно оформлять по каждому отдельному сотруднику, указывая в ней следующие данные:

  • ФИО работника;
  • его номер индивидуального лицевого счета;
  • индивидуальный номер налогоплательщика.

При этом стоит отметить тот факт, что подавать такую отчетность в бумажном виде можно только в том случае, если среднесписочная численность сотрудников в организации менее 25 человек, а в противном случае эта форма сдается только в электронном виде с обязательным указанием электронно-цифровой подписи.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Можно ли выдавать сотрудникам копии документа?

В соответствии с правилами, прописанными в статье 22 Федерального закона №27-ФЗ, изданного 1 апреля 1996 года, в обязанности страхователя входит обязанность бесплатно предоставлять всем застрахованным лицам копию сдаваемой отчетности, то есть предоставлять им те документы, в которых содержится информация из персонифицированного учета.

Помимо этого, в пункте 4 статьи 11 этого закона прямо говорится о том, что любая компания или частный предприниматель должны предоставлять своим сотрудникам копии этого документа, и эта обязанность официально закреплена за страхователем.

Скачать образец обращения о выдаче копии СЗВ-М

Обязанность работодателя

Сразу стоит отметить тот факт, что даже если руководство компании не предоставляло своим сотрудникам копии СЗВ-М, то ей не грозит получение административных штрафов от Пенсионного фонда, но при этом могут возникнуть конфликты с сотрудниками, что в любом случае будет не самым приятным исходом.

В связи с этим стоит учитывать несколько ключевых условий:

  • предоставление сотрудникам копий отчетности по СЗВ-М предусматривается нормами Федерального закона №27-ФЗ;
  • за любой организацией, в составе которой работают сотрудники по гражданско-правовым или трудовым договорам, закрепляется обязательство по выдаче им копий отчетности по СЗВ-М, но при этом законом не предусматриваются какие-либо штрафы или другие виды административной ответственности в случае нарушения подобной обязанности;
  • единственным возможным риском является то, что сотрудник, который требует получения этих документов, но получает отказ, может оформить официальную жалобу в прокуратуру, трудовую инспекцию или суд.

ФЗ №27

Конечно, последний вариант крайне маловероятен, но в любом случае имеет место быть, поэтому, если сотрудник по какой-либо причине требует предоставления ему копии СЗВ-М на руки, лучше всего ее выдать.

Образец подтверждения выдачи СЗВ-М

Сроки

Касательно сроков предоставления копий этого документа в пункте 4 статьи 11 Федерального закона №27-ФЗ говорится о том, что выдача копии отчетности застрахованному сотруднику компании или частные предприниматели должны в тот же срок, когда отчетность отправляется в соответствующее подразделение Пенсионного фонда, то есть не позднее 10-го числа того месяца, который идет за отчетным периодом.

Копия информации о каждом застрахованном лице должна быть передана данному лицу страхователем в эти же сроки, в связи с чем получается так, что при необходимости и проявлении аналогичного желания каждое застрахованное лицо должно получать от страхователя копию отчетности, сдающейся в Пенсионный фонд по отчетному месяцу.

Помимо этого, предусматривается также ряд дополнительных сроков, на протяжении которых предусматривается возможность выдавать копии в определенных ситуациях:

  • исполнители или подрядчики должны получить копию этого документа в тот момент, когда оформленный с ними гражданско-правовой договор теряет свою силу и перестает быть действительным;
  • сотрудники, которые увольняются с места работы, должны получить этот документ в день своего увольнения вне зависимости от того, по какой причине это происходит и кто стал инициатором освобождения работника от выполнения его обязанностей;
  • сотрудники, которые выходят на пенсию, должны получить отчетность по СЗВ-М на протяжении десяти календарных дней с того момента, как подают заявление о том, что им требуются документы для последующего оформления в Пенсионном фонде.

При этом стоит отметить тот факт, что действующее законодательство никоим образом не указывает, за какой именно месяц должна подаваться копия отчетности по СЗВ-М.

В частности, пункт 4 статьи 11 указанного выше закона не говорит о том, требуется ли оформление для увольняющегося сотрудника отчетности именно за последний месяц его работы, или же ему нужно предоставить отчеты, которые оформлялись на протяжении всей его трудовой деятельности.

По поводу таких спорных вопросов на сегодняшний день в принципе нет никаких официальных разъяснений, но эксперты говорят о том, что в такой ситуации вполне достаточно будет предоставить сотруднику отчетность за последний месяц, так как за прошлые месяцы у него копии и так должны быть на руках.

Оформление выдачи копии СЗВ-М сотрудникам

Сразу стоит отметить, что сдавать СЗВ-М не нужно на какого-то единственного учредителя, который не оформлял договор трудового или гражданско-правового характера и не получает зарплату.

Для того, чтобы предоставить копии СЗВ-М сотрудникам, рекомендуется на каждого из них сформировать в учетной программе, и после этого распечатать отдельный отчет. Подобной выписки из полной отчетности будет вполне достаточно.

Копия полного отчета, в которой будет содержаться информация обо всех сотрудниках компании, не может выдаваться на руки какому-то определенному работнику, так как в данном случае речь идет о распространении персональной информации, которая представляет собой тайну, которая не может быть раскрыта работодателем.

Отдельное внимание стоит уделить тому, что если работодатель предоставляет копии СЗВ-М застрахованным лицам, то в таком случае ему лучше заранее позаботиться о подтверждении их выдачи.

На сегодняшний день законодательство не дает каких-либо конкретных рекомендаций о том, как именно нужно подтверждать данный факт, но при этом эксперты предлагают несколько вариантов того, как это можно сделать:

  • Распечатать документ в двух экземплярах, один из которых будет предоставлен непосредственно подрядчику или работнику, а на втором он должен просто оставить свою подпись. Лучше всего дополнительно указать дату оформления этого документа.
  • Вести журнал, в котором будут отражаться все факты выдачи копий отчетности по форме СЗВ-М. В этом журнале сотрудники обязательно должны оставлять свою роспись в случае получения копий этой отчетности, причем вести его можно в свободной форме.
  • Брать с работника расписку о том, что им была получена копия СЗВ-М, которая и будет подтверждением проведенной операции.

Таким образом, при необходимости или в момент проведения проверки всегда можно будет доказать, что сотруднику была предоставлена копия отчетности в полном соответствии с требованиями законодательства.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/kopii-szv-m/

Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

Выдавать СЗВ-М на руки сотруднику нужно только в случае обращения застрахованного лица

> Без рубрики > Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника?

При увольнении сотрудники могут запросить СЗВ-М. Нужно ли выдавать СЗВ-М при увольнении сотрудника? Каковы последствия в случае отказа в предоставлении СЗВ-М?

Что такое отчёт СЗВ-М?

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» целями индивидуального (персонифицированного) учета являются:

  • создание условий для назначения страховых и накопительной пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица;
  • обеспечение достоверности сведений о стаже и заработке (доходе), определяющих размер страховой и накопительной пенсий при их назначении;
  • создание информационной базы для реализации и совершенствования пенсионного законодательства Российской Федерации, для назначения страховых и накопительной пенсий на основе страхового стажа застрахованных лиц и их страховых взносов, а также для оценки обязательств перед застрахованными лицами по выплате страховых и накопительной пенсий, срочной пенсионной выплаты, единовременной выплаты средств пенсионных накоплений;
  • развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации;
  • создание условий для контроля за уплатой страховых взносов застрахованными лицами;
  • информационная поддержка прогнозирования расходов на выплату страховых и накопительной пенсий, определения тарифа страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, расчета макроэкономических показателей, касающихся обязательного пенсионного страхования;
  • упрощение порядка и ускорение процедуры назначения страховых и накопительной пенсий застрахованным лицам.

Форма СЗВ-М утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда России от 1 февраля 2016 г. № 83п «Об утверждении формы “Сведения о застрахованных лицах».

В разделе «Сведения о застрахованных лицах» указываются данные о застрахованных лицах – работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

п/п

Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица (заполняются в именительном падеже)Страховой номер индивидуального лицевого счета (заполняется обязательно)ИНН (заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица)

Таким образом, в СЗВ-М необходимо указывать сведения о работниках, о подрядчиках, с которыми заключён трудовой договор, договор подряда, действующий в настоящее время или прекративший своё действие в отчётном периоде. В данном вопросе необходимо руководствоваться исключительно сроком действия договора.

Кто обязан заполнять СЗВ-М?

Согласно п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

№ 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователь ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем, представляет о каждом работающем у лице, (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе) следующие сведения:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета;
  • фамилию, имя и отчество;
  • идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Предоставлять сведения о подрядчиках-физических лицах не нужно лишь в исключительных случаях:

Подрядчик

Источник: https://buhland.ru/nuzhno-li-vydavat-szv-m-pri-uvolnenii-sotrudnika/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.