+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Выбираем оператора ЭДО

Содержание

Заявление на электронный документооборот: пишем без ошибок

Выбираем оператора ЭДО

Как подключиться к оператору ЭДО, по каким ключевым критериям его выбрать? Когда потребуется писать заявление на подключение к электронному документообороту и заключать соглашение об обмене электронными документами? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Рынок ЭДО в России развивается в последние годы очень быстро. С одной стороны его стимулирует государство, с другой – цифровая эволюция.

Как следствие: если еще несколько лет назад услугу электронного документооборота оказывали чуть более 90 операторов ЭДО, то сейчас их уже 128.

Если раньше электронный документооборот был уделом только крупных компаний, то сейчас это уже норма для средних компаний, и он не в новинку малому бизнесу.

Электронный документооборот – это и благо для компании, и одновременно вынужденная мера. Без него для части компаний путь на рынок просто закрыт. Как подключиться к ЭДО. Расскажем по порядку.

Причины подключения ЭДО:

Государство, взявшее курс на цифровую экономику, заставляет «оцифровываться» и бизнес. Все плательщики НДС должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде.

Компании с численностью сотрудников 100 и выше (на любом режиме налогообложения) обязаны сдавать налоговые деклараций и расчеты в электронном виде.

Компания с численностью сотрудников 25 и выше обязаны сдавать отчетность по НДФЛ в ПФР и ФСС в электронном виде.

В конце 2018 года Владимир Путин подписал №444-ФЗ, внесший поправки в закон о бухучете. В России создается Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности, подконтрольный ФНС.

Все организации будут обязаны сдавать в него бухгалтерскую отчетность только в электронном виде, начиная с отчетности за 2019 год.

Исключение сделано только для малых компаний, им дана отсрочка на один год.

ЭДО позволяет экономить два ключевых ресурса компании: время и деньги. Отправка отчета по электронным телекоммуникационным каналам занимает секунды. Не нужно ехать в отделение, стоять там в очереди.

Не нужно распечатывать многостраничные отчеты. Не нужно тратить время на переделки. ЭДО позволяет сократить время на обработку и пересылку документов на 80%, повышает эффективность работы персонала с документами на 25%.

В среднем, время работы специалиста с документом снижается в 4 раза.

Рынок систем ЭДО активно развивается и предлагает потребителям все новые и более технологичные решения. При этом решения конкурентные по цене. По мнению экспертов, ключевым фактором последнего времени, движущим рынок, является государственная стратегия импортозамещения, которая стимулирует отечественных разработчиков создавать новые продукты и активно развивать существующие.

  1. Прогрессивная или «перемены в голове».

Развитие цифровой экономики приводит к тому, что российские компании отказываются от ранее свойственного им консервативно-скептического взгляда на новые технологии. Немаловажным стимулом для этого служит мобайл, который активно проникает в повседневную жизнь человека, невольно меняет его сознание и тянет за собой «цифровизацию» всех сфер деятельности.

По каким критериям выбрать оператора ЭДО

Электронный документооборот обеспечивает обмен данными внутри компании, между компанией и ее контрагентами, а также между компанией и контролирующими органами. С чего начать процесс внедрения ЭДО.

Алгоритм такой: нужно выбрать систему и оператора ЭДО, получить электронную подпись, заключить договор с оператором, подписать заявление и соглашение на ЭДО с контролирующим органом, договориться с контрагентами.

Топ-10 параметров для внимательного выбора системы электронного документооборота:

  • Безопасность.
  • Удобство.
  • Интеграция с другими системами.
  • Роуминг данных.
  • Опыт, количество клиентов.
  • Отзывы клиентов.
  • Наличие смежных сервисов.
  • Техническая поддержка.
  • Тарифы.
  • Возможность протестировать систему (демо-доступ).

Подключение к оператору ЭДО происходит как правило через заявку, заполненную на сайте оператора или через личный контакт со специалистом. Необходимо изложить все задачи, которые вы хотите решить с помощью ЭДО, выбрать подходящий тариф и заключить договор с оператором ЭДО.

Для работы с ЭДО нужно назначить ответственных и обеспечить их электронной подписью.

Заявление на электронный документооборот и соглашение с ПФР

После того, как выбор оператора ЭДО будет сделан, нужно написать заявление на подключение к ЭДО в ПФР и заключить соглашение. Это касается всех предприятий, численность сотрудников в которых превышает 25 человек.

Заявление о подключении в качестве участника электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи, а также соглашение об обмене электронными документами с ПФР не нужно сочинять с «нуля», их шаблоны уже разработаны пенсионным фондом и размещены на его сайте.

Образец Заявление на подключение к ЭДО ПФР можно скачать здесь.

Образец Соглашение об обмене электронными документами с ПФР можно скачать здесь.

1 экземпляр. Заявление о подключении к электронному документообороту необходимо сдать в единственном экземпляре.

2 экземпляра. Соглашение об обмене электронными документами с ПФР нужно подготовить в двух экземплярах. Один экземпляр останется в ПФР, второй выдадут вам на руки за подписью ответственного сотрудника фонда.

Документы со стороны компании подписываются руководителем и заверяются печатью. Если оформлением документации с ПФР занимается назначенный за ЭДО ответственный, то от него потребуется доверенность.

Как заполнить заявление на ЭДО в ПФР:

Заявление состоит из 2 блоков: данные об организации (или об ИП) и данные об операторе ЭДО, услугами которого вы пользуетесь.

В шапке заявления нужно указать полное название пенсионного фонда, с которым будет идти обмен данными.

Далее нужно заполнить строки о компании: регистрационный номер в ПФР, полное название, ИНН, КПП, контакты, ФИО руководителя и т.п. ИП заполняет по схожей схеме, указывает вместо КПП СНИЛС.

Заявку на подключение к ЭДО ПФР может рассматривать до месяца, как правило, согласование происходит в срок от недели и выше.

Если в документах обнаружится ошибка, в подключении откажут и процедуру нужно будет проходить повторно.

Соглашение об ЭДО с контрагентами

Договоренности между компанией и контрагентами в рамках ЭДО государством не регламентированы. Компании вольны договариваться в той форме, в которой посчитают нужным. Это может быть как решение в ходе устного переговорного процесса, в виде письма-приглашения одного из участников, в виде отдельного договора, подписанного обоими участниками системы обмена документами.

Любой из предложенных вариантов закрепления сотрудничества может содержать примерно следующую структуру:

  • причины перехода компании на ЭДО,
  • преимущества, которые может дать ЭДО,
  • описание документов, обмен которых предлагается осуществлять в рамках ЭДО,
  • перечисление шагов, которые необходимо выполнить для перехода на ЭДО.

Затрудняетесь в выборе оператора ЭДО? Это не удивительно, ведь выбрать из множества операторов электронного документооборота своего, которому можно доверить самое ценное – информацию, не так-то просто. Предлагаем вашему вниманию СБИС – систему, находящуюся в лидерах по ЭДО.

Подробнее о ней вы можете узнать по ссылке СБИС Электронный документооборот.

Отметим, что в ряде независимых пользовательских исследований рынка операторов ЭДО, сервис СБИС непременно фигурирует в числе наиболее оптимальных по цене, получает отличные оценки за функциональные возможности и удобство, а также сервисную и техническую поддержку.

Система позволит не только легко и быстро обмениваться документами, она делает прозрачным движение документов в компании, позволяет архивировать информацию и многое другое. Также его преимущество – наличие смежных сервисов.

Например, СБИС Электронная отчетность позволит всегда иметь актуальные формы отчетности, контролировать сроки их сдачи, проверять на ошибки, выполнять аналитику, позволяющую оценить вероятность проверки и многое другое.

А при необходимости – и получать живую поддержку специалистов, которые помогут разобраться в сложных ситуациях.

Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить электронный документооборот и отчетность, вам готовы рассказать наши специалисты.

Источник: https://www.abt.ru/info/articles/zayavlenie-na-elektronnyy-dokumentooborot-pishem-bez-oshibok/

Как выбрать оператора электронного документооборота: семь ключевых критериев

Выбираем оператора ЭДО

Первое, на что нужно обратить внимание, это клиентское приложение. Большинство клиентских приложений — аналог электронной почты (веб-сервис, приложение для компьютера или мобильное приложение). Убедитесь, что система позволит вам:

  • отправлять и получать все типы формализованных и неформализованных электронных документов;
  • просматривать документы в интерфейсе без выгрузки в другие приложения;
  • ставить на документы подпись нескольких сотрудников, а также отказывать в подписи;
  • распечатывать документы со штампом оператора;
  • сохранять документ на компьютер или в электронный архив вместе с технологическими документами, формирующимися при передаче;
  • аннулировать и отзывать документ;
  • легко и быстро находить документы в архиве;
  • совершать массовые действия (например, подписывать большое количество документов).

Если система этого «не умеет», то она не сможет реализовать даже необходимый минимум задач ЭДО. Дополнительные, но достаточно важные плюсы сервиса:

2. Возможности интеграции с учетными системами

Для работы с большим объемом электронных документов пользоваться веб-интерфейсом неудобно. Оптимально в этом случае встроить систему ЭДО в учетную систему компании. Узнайте, какими возможностями для интеграции обладает оператор.

Плюс для него — интеграционные решения с наиболее распространенными учетными системами: 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, Парус и другими. Вдвойне хорошо, если у него налажены партнерские связи с разработчиками этих продуктов, и при реализации проекта ЭДО они работают вместе.

Если вы пользуетесь нестандартной конфигурацией учетной системы или системой собственной разработки, то интеграция производится средствами API, которые предоставляет оператор.

Важным является наличие у оператора конвертеров, которые могут преобразовать данные клиента в файлы необходимого формата и, напротив преобразовать данные из системы ЭДО в формат, который может быть обработан информационной системой клиента.

Как при внедрении системы ЭДО, так и впоследствии вам не раз понадобится помощь специалистов оператора, поэтому узнайте, есть ли у него служба техподдержки и как она работает.

Обратите внимание, местный номер телефона указан или бесплатный федеральный; есть ли другие способы получить консультацию, например, через сайт, почту, skype и др.

Качественная техподдержка — важный фактор при выборе оператора.

3. Число готовых к ЭДО контрагентов

Чем больше ваших контрагентов будут вовлечены в ЭДО, тем более ощутимые результаты вы от него получите (о целях и результатах внедрения ЭДО см. «Электронный документооборот глазами бухгалтеров» и «Как компания «РусФинанс» в 12 раз сократила годовые расходы на документооборот»).

Но не полагайтесь лишь на озвученное оператором количество зарегистрированных пользователей. Чтобы узнать, кто из контрагентов, зарегистрированных в его системе, действительно готов начать обмен электронными документами, разошлите через нее приглашения. Ориентируйтесь на тех, кто согласился.

Поэтому функция приглашения контрагентов в системе ЭДО оператора — дополнительный аргумент в его пользу.

4. Опыт работы

У предприятий из разных отраслей экономики свои особенности документооборота. Убедитесь, что у оператора есть опыт работы в нужной или смежной отрасли, изучите кейсы и отзывы клиентов. Проявите настойчивость в получении детальной информации, не руководствуйтесь только логотипами клиентов на сайте оператора.

5. Готовность к заключению SLA

Предложите оператору заключить SLA — соглашение об уровне предоставления услуги. Его согласие или отказ покажет вам, готов ли он гарантировать качественный сервис. В некоторых компаниях обмен документами с контрагентами тесно связан с производственными процессами.

Им важно вовремя получать предупреждения о профилактических работах, аварийных ситуациях, сроках восстановления работоспособности системы. Оператор должен это обеспечить, и в SLA это закреплено.

Если он отказывается от соглашения, значит, не готов гарантировать такой уровень сервиса.

6. Смежный сервис

Удобно, когда оператор помимо ЭДО предоставляет также сервис отчетности в контролирующие органы. Тогда для ответа на требование ИФНС вам нужно будет просто выбрать нужные документы в системе, а опись сформируется автоматически. Таким образом вы экономите время на поиске в архиве и заполнении описи.

7. Роуминг

Часть ваших контрагентов наверняка окажется клиентами другого оператора. Это не проблема для ЭДО между вами, если операторы работают в роуминге (см.

, например «Клиенты СКБ Контур и «Тензора» теперь могут обмениваться друг с другом электронными счетами-фактурами»). Убедитесь, что ваш потенциальный оператор готов обеспечить эту услугу.

Для этого достаточно отправить и получить через веб-интерфейс системы основные типы документов, которыми вы обмениваетесь с контрагентом и посмотреть, устраивает ли вас результат.

Другие критерии

В заключение напомним, что юридически значимые документы содержат важную бизнес-информацию. Поэтому запросите у оператора ЭДО заключение независимой аудиторской компании об уровне его информационной безопасности.

Также к преимуществам оператора относится развитая филиальная или партнерская сеть. Это позволит вашим даже географически отдаленным контрагентам оперативно получить помощь специалистов в случае необходимости.

Если же оператор, на котором вы остановили выбор, все-таки не оправдал ожиданий, не стоит опускать руки и ставить крест на планах о переходе на ЭДО. Нужно учесть имеющийся, пусть и печальный, опыт и с этими новыми знаниями выбрать следующего оператора и начать работу с ним.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/tks/2016/5/11038

Как выбрать систему электронного документооборота

Выбираем оператора ЭДО

Система электронного документооборота (ЭДО) – приложение, которое обеспечивает представителям бизнеса обмен электронными юридически значимыми документами между собой. От того, насколько подходящую систему выберет та или иная компания, во многом зависит успех ее проекта по внедрению ЭДО.

При выборе системы электронного документооборота стоит обратить внимание на следующие аспекты:

  • какой оператор ее разработал и поддерживает;
  • сколько ваших контрагентов готовы через нее обмениваться электронными документами;
  • функциональность;
  • возможности интеграции с корпоративными системами компании-пользователя.

Но первое, с чем нужно хотя бы примерно определиться перед тем, как выбирать систему, это собственные потребности. То есть понять, что однозначно должна уметь ваша система ЭДО, а без чего вы согласны обойтись.

Для этого нужно представлять себе объемы исходящего и входящего документооборота, какой из них вам предпочтительнее перевести в электронный вид, какой уровень защиты информации и сервиса вы бы хотели получить.

Подключиться к Диадоку

В Диадоке все входящие документы бесплатные, вне зависимости от способа работы в системе:

Начать работать в Диадоке

Оператор ЭДО

Оператор — это компания, которой вы доверяете свои документы, важную коммерческую информацию и в руки которой отдаете один из бизнес-процессов — документооборот. Конечно, хочется, чтобы оператор был надежен.

Оцените его опыт. Для этого посетите сайт компании. Как правило, там описаны наиболее интересные реализованные проекты. Дело в том, что электронный документооборот в разных отраслях имеет свои особенности. Посмотрите, имеет ли оператор достаточно опыта внедрения ЭДО в компаниях именно вашего профиля. У нашего сервиса ЭДО Контур.Диадок эта информация находится здесь.

Узнайте, на собственной технологической платформе работает оператор или нет. Иными словами, является ли он разработчиком системы ЭДО, к которой вы присматриваетесь.

Если нет, то в вашем сотрудничестве появляется невидимая третья сторона — компания, которая разработала и поддерживает платформу, на которой работает данный оператор. Именно она в случае необходимости будет решать возникающие технические проблемы, но вы с ней прямого контакта иметь не будете.

Что касается системы Диадок, то СКБ Контур сам является ее разработчиком. Систему поддерживает, совершенствует и обновляет целая команд профессионалов.

Ознакомьтесь с различными отраслевыми рейтингами и оцените, какое место на рынке занимает данный оператор.

Обратите внимание, в каком режиме работает техподдержка оператора, какими способами можно обратиться в нее. Посмотрите, какой номер указан: местный, федеральный, платный или бесплатный.

В качестве теста на доступность и профессионализм техподдержки сделайте пробный звонок и оцените результаты: как быстро удалось дозвониться, насколько адекватным был ответ, получили ли вы помощь.

В случае Диадока, в техподдержку можно написать вопрос на сайте, там же пообщаться с онлайн-консультантом или позвонить по бесплатному номер 8 800 500 10 18. Причем сделать это можно в любое время дня и ночи, так как техподдержка работает круглосуточно.

В пользу оператора говорит и его готовность заключить соглашение об уровне услуг (SLA) – документ, который закрепляет его сервисные обязательства. Во многих компаниях документооборот тесно связан с производственными процессами.

Поэтому им особенно важно, чтобы в нем не происходили непредвиденные сбои. Таким компаниям нужно вовремя получать от оператора предупреждения о профилактических работах, извещения об аварийных ситуациях и четко понимать, когда система снова будет работоспособна. В SLA прописаны эти положения.

Поэтому если оператор не готов оформить такой документ — это повод задуматься.

И, наконец, поинтересуйтесь уровнем защиты, который обеспечивает оператор, как при передаче электронных документов, так и при их хранении. На рынке есть компании, которые проводят независимый аудит информационной безопасности различных систем. Запросите у оператора заключение соответствующей проверки.

Контрагенты

Число контрагентов, которые готовые обмениваться с вами электронными документами через данную систему — это важный показатель, потому что от него зависит, насколько быстро и широко вы сможете внедрить ЭДО. А значит — получить наилучшие результаты от него.

Чаще всего операторы озвучивают число зарегистрированных в системе компаний. Но на этот показатель не стоит ориентироваться. Во-первых, неизвестно, какова в нем доля именно ваших контрагентов. Во-вторых, быть зарегистрированным — не значит быть готовым использовать.

Чтобы помочь потенциальным пользователям сориентироваться в ситуации, в системе Диадок действует поиск контрагентов. На сайте Диадока абсолютно любой желающий, без какой-либо регистрации в системе, может загрузить список ИНН своих партнеров и получить развернутый результат: кто из них уже имеет ящик в данной системе, кто пользуется ею для обмена документами, а кто не подключен к ней.

Также в Диадоке вы можете по всему списку контрагентов разослать приглашения к обмену электронными документами. Причем даже тем, кто не подключен к системе. В этом случае, когда они впервые войдут в Диадок, они сразу увидят приглашение от вашей компании, которое уже будет их ждать.

Конечно, развитие роуминга (обмена электронными документами между пользователями разных операторов) отчасти снижает значимость данного фактора. Но идеальным сценарием считается все-таки ЭДО через одного оператора.

Это более устойчивая и стабильная цепочка, тогда как при роуминге в нее добавляется еще одно звено. Кроме того, настройка процессов в роуминге требует обычно больше времени.

Тем не менее, для полноты картины обязательно стоит поинтересоваться у оператора, сколько у него действующих роуминговых соглашений.

Функциональность

Любая система, представленная на российском рынке, обеспечивает основные возможности при работе с электронными документами. К ним относится: подпись квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправка-получение. За эту минимальную, но необходимую функциональность можно не волноваться — вы получите ее в любом случае.

Другие возможности варьируются от системы к системе.  

Нужно проанализировать особенности документооборота именно вашей компании. Например, у вас преобладающий и очень объемный поток исходящих документов — стоит обратить внимание, предусмотрена ли в системе возможность массово подписывать и отправлять документы.

Если часто возникает необходимость корректировки документов — насколько удобно реализован этот механизм в системе.

Если ваша практика показывает, что тот или иной контрагент имеет привычку говорить «не получал», «потерялось» и т д., то вам пригодится возможность системы выдать документальное подтверждение времени подписи, отправки, получения или других действий с документом.

Помимо названных возможностей, функциональность Диадока включает:

  • формирование электронных документов прямо в системе;
  • загрузку в сервис документов из корпоративной системы;
  • выбор КЭП, если их несколько, для подписи конкретного документа;
  • доступ к актуальным статусам прохождения документов: получен, подписан, отказано в подписи, аннулирован и т д.;
  • наличие синего штампа на печатной форме документа с информацией о времени подписи, подписанте и целостности документа;
  • уведомления на e-mail о новых документах в ящике;
  • сохранение и печать документов и протоколов передачи;
  • аннулирование и отзыв документов;
  • поиск в архиве документов по заданным параметрам;
  • чат в системе для быстрого обмена сообщениями с контрагентами.

Интеграция

Системы ЭДО доступны пользователям в нескольких формах:

  • веб-интерфейса;
  • интеграционного решения с корпоративной учетной системой компании;
  • веб-интерфейс + интеграционное решение;
  • встроенные в систему интернет-отчетности.

Пользователю нужно выбрать оптимальный для себя вариант. При этом необходимо учитывать объем документооборота. Например, если речь идет об отправке и получении ограниченного числа документов в месяц, то оптимальный вариант — веб-версия системы. Чтобы работать в ней, не нужно ничего, кроме выхода в интернет.

Если компании необходимо отправлять или получать большие объемы документов, то ей понадобится интегрировать систему ЭДО со своей корпоративной учетной системой, чтобы большинство операций с документами производились автоматически. На рынке представлены интеграционные решения для самых распространенных учетных систем: 1С, Oracle, SAP, «Парус», Directum и др. Их представляют как сами операторы, так  и их партнеры-интеграторы.

У Диадока есть интеграционный модуль Диадока для 1С, а также собственное решение для интеграции с SAP. Существует целый ряд вариантов для других учетных систем  от партнеров-интеграторов.

Команда СКБ Контур разработала несколько вариантов коннектора, с помощью которых можно интегрировать Диадок с любой учетной системой.

Наконец, наиболее высокую степень автоматизации документооборота дает интеграция систем средствами программного интерфейса (API).

Если компания в первую очередь ориентирована на взаимодействие с контролирующими органами, в частности, с ФНС, то ей логично остановиться на сервисе ЭДО, объединенном с системой интернет-отчетности. Наглядный пример: Экстерн плюс Диадок. Прямо из Экстерна переходишь в Диадок, находишь там нужные документы, опись к которым система формирует сама.

Начать работать в Диадоке

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4533

Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками

Выбираем оператора ЭДО

Хабровчане, делюсь исследованием. В марте искали лучшего оператора электронного документооборота. Ну, как лучшего. Выбирали того, чей сервис больше подходит именно нашей компании. За неделю пришлось изучить 7 наиболее известных – сравнили их по параметрам: от возможностей интеграции с 1С до качества техподдержки. Но обо всём по порядку…

С чего всё началось

Чтобы не было проблем с законом, решили пользоваться сервисом для юридически значимого электронного документооборота. При первом погружении в тему выяснили, что выбирать придется из 30+ вариантов.

Во всяком случае столько нашлось в интернете. Разбираться детально со всеми не хотелось, да и времени было мало. Поэтому узнали у контрагентов, чем пользуются они.

Это помогло сузить количество претендентов до 7 самых популярных.

Итак, рассмотрели сервисы:

Если нужна история компаний-разработчиков, поройтесь на сайтах (ссылки в источниках).

Спойлер: она у всех похожа – начинали как сервисы для сдачи налоговой отчетности, потом стали оказывать услуги по обмену электронными документами между контрагентами.

Исключения: Сфера Курьер и E-COM – изначально работали как EDI-провайдеры, Synerdocs – вырос из системы внутреннего документооборота. И наконец, есть важное отличие продуктов от «Такском» и «Калуга.Астрал» – они встроены в решение от 1C.

Сравнивали по следующим параметрам:

1. Минимальные тарифы

2. Наличие демо-доступа

3. Техподдержка

4. Интеграция

5. Мобильное решение

6. Обмен в роуминге

1. Минимальные тарифы

Собирать данные о сервисах начали со стоимости услуг. И тут у меня для вас две новости. Хорошая – абсолютно весь входящий трафик у всех операторов бесплатен, с вас потребуют деньги только за исходящие документы. Плохая – разобраться с ценами, которые указаны на сайтах, очень сложно. А все потому, что тарификация и принцип оплаты у всех сервисов выстроены по-разному.

Отмечу сразу, что рассматривали только минимальные тарифы. Контрагентов у нас не очень много, объем документооборота не очень большой, да и не хотелось на старте тратить много денег.

Контур.Диадок

Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.

Taxcom/1С: ЭДО

Есть два варианта работы, от которых зависит оплата за услуги оператора. Если вы используете решение 1С-ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Дозвониться за неделю у нас не получилось.

Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С. В этом случае, как мы поняли, минимальный пакет на год будет стоить 1800 руб.

и включать 150 исходящих сообщений (в каждом – пакет документов, включающий 1 счет-фактуру).

Сбис

Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более 1 счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису – 500 рублей.

Synerdocs

Тарифы стартуют с 2050 руб. за 300 документов. Рассчитываются на год.

Калуга.Онлайн/1С: ЭДО

Минимальный тариф составит 1200 руб. за 300 исходящих сообщений в год. Всё, что свыше, – 10 руб. за шт. В одно сообщение (пакет, комплект) может входить 1 счет-фактура и 2 сопутствующих документа.

Сфера Курьер

За подключение к сервису, если вы не из ритейла, придется заплатить отдельно – от 300 рублей (250+НДС). По минимальному тарифу за 300 руб. (250 + НДС) вы получите 50 исходящих. Документы сверх тарифа оплачиваются выше – по 7 руб. за шт. Тарифы действуют месяц.

E-COM

Минимальный тариф – 4000 рублей. Он включает в себя 500 исходящих документов в месяц.

В пересчете на 1 документ в минимальном тарифе получили:

2. Наличие демо-доступа

Посмотреть, как выглядит работа в сервисе изнутри, можно не во всех случаях. На каких-то сайтах услуга прописана явно (Контур.Диадок, Synerdocs, СБИС), а где-то пришлось постараться: Сфера.Курьер – запрашивали через онлайн-чат, в Е-COM логин/пароль от тестовой версии предоставили после разговора по телефону. Не удалось потестировать Калугу.Онлайн/1С: ЭДО и Taxcom/1С: ЭДО.

3. Техподдержка

Режим работы, заявленный на сайте:

Ради интереса позвонили по указанным номерам поддержки в 19.00 по МСК. В Контур.Диадок дозвонились, хоть не очень быстро. В Калуга.

Онлайн /1С: ЭДО, Synerdocs – без проблем, в E-COM – тишина, а вот со СБИСом случилось интересное – попали на регионального партнера компании (трубку в это время никто не взял).

А еще набрали в ночь с субботы на воскресенье тех, кто заявляет режим 24/7. Результат: дозвонились только до Taxcom/1С: ЭДО.

Что ещё удалось выяснить о техподдержке:

Контур.Диадок

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

СБИС

Есть ПО для удаленного подключения специалиста СБИС.

Synerdocs

Используется утилита для настройки рабочего места (Helper). Первичная настройка производится бесплатно.

Сфера Курьер

Есть единый установщик ПО, который позволяет произвести установку и настройку утилиты, необходимой для работы с электронной подписью, сервисами «Курьер», «Отчетность». Действуют 3 тарифа на техподдержку. Один бесплатный, остальные – за дополнительные деньги. Хотя по ним срок решения вопросов заявлен меньше.

E-COM

Из плюшек: за компанией бесплатно закрепляется отдельный менеджер (дают его мобильный).

4. Интеграция

В первую очередь для нас было важно, есть ли интеграция с 1С. Выяснилось, что она есть у всех. Вот только почти во всех случаях платная.

Минимальная стоимость интеграции с 1С в год:

5. Мобильное решение

Похоже, не самая популярная фича среди сервисов для обмена электронными документами. Выяснили только, что есть приложение на iOS и Android в Контур.Диадок. Плюс Synerdocs предлагает мобильные решения Viber и SMS для подписания документов, а Сбис – для уведомления о новых документах. По остальным сервисам информации нет.

6. Обмен в роуминге

Напоследок расскажу о самом интересном. Как и в мобильной связи, в электронном документообороте есть сложности с взаимодействием абонентов в роуминге. Только речь не про услуги вне зоны обслуживания. В случае с документооборотом роуминг предполагает возможность обмена документами между клиентами разных операторов.

Повторюсь, сервисов в России больше 30. И далеко не у всех настроено роуминговое соединение друг с другом. Посмотреть, с кем у оператора ЭДО уже оно есть, можно здесь.

С одной стороны, почти все операторы подключены к роуминговым центрам – платформам, обеспечивающим защищенный обмен счетами-фактурами между клиентами разных сервисов.

С другой – готовность самих операторов к настройке роуминга у всех разная. Судя по опыту наших партнеров, процесс затягивается в случае с Контур.Диадок и Taxcom/1С: ЭДО, быстрее – Сбис и Synerdocs.

По остальным операторам отзывов нет.

И немного от себя

Абзац для тех, кто дочитал до конца. Какой сервис мы выбрали в итоге, рассказывать не буду. Скажу только, что исследование не пригодилось – крупный контрагент вынудил нас подключиться к своему сервису обмена. Такого финала этой истории никто в компании не ожидал.

Источники:

Источник: https://habr.com/post/448666/

Какой ЭДО выбрать | Какую систему электронного документооборота выбрать

Выбираем оператора ЭДО

Интерес компаний к ЭДО понятен. Он позволяет значительно сократить денежные и временные затраты на работу с документами. Электронные документы обладают юридической силой и их можно представлять в суд, а сама процедура безопасна и не допускает утечки данных. Более подробно об особенностях и возможностях ЭДО мы рассказывали в статье «Зачем бизнесу нужен электронный документооборот».

Чтобы перейти на ЭДО, для начала нужно правильно выбрать оператора ЭДО в зависимости от потребностей компании.   

Вопрос о выборе оператора ЭДО встает в следующих ситуациях:  

  • У вас много контрагентов, которым нужно готовить большое количество документов. С такой проблемой, в частности, сталкиваются логистические компании.
  • Вам часто приходится дублировать счета-фактуры, потому что документы теряются.
  • Процессы получения и отправки документов в компании непрозрачны для руководства.
  • У вас большие затраты на документооборот (включают стоимость формирования документов, печать, отправку, получение, хранение и уничтожение бумаг).

Список организаций — операторов ЭДО опубликован на сайте ФНС. При этом существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора:

  • безопасность;
  • интеграционные возможности;
  • развитость системы;
  • количество контрагентов, роуминг;
  • опыт, реализованные проекты в отрасли;
  • сервис;
  • стоимость.

Рассмотрим некоторые критерии подробнее.

Насколько безопасен переход на ЭДО?

Через оператора ЭДО проходит консолидированная коммерческая информация, поэтому при переходе на ЭДО у компаний возникает ряд вопросов:

  • Насколько безопасно работать с электронными документами?
  • У кого будет доступ к этим документам?
  • Как можно получить к ним доступ в будущем?

Сопутствующая проблема — обладают ли электронные документы юридической силой?

Безопасность и юридическая сила — главные критерии, на которых базируется работа сервиса ЭДО. Сам по себе он предполагает высокую степень безопасности благодаря использованию защищенных каналов связи. Данные передаются по зашифрованным каналам связи HTTPS и защищены двухфакторной аутентификацией.

В отличие от обычной электронной почты сервис электронного документооборота не дает третьим лицам доступа к документам.

Сервисом ЭДО можно пользоваться с помощью логина и пароля, которые администратор сервиса передает менеджеру, или с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Это сильно ограничивает круг людей, у которых есть доступ к документам, и повышает контроль согласования и подписания документов.  

Оператор ЭДО должен обеспечить безопасность передачи и хранения данных. Это можно проверить с помощью независимой экспертизы. К примеру, сервис Диадок дважды прошел независимый аудит безопасности системы в компании «Информзащита».

Компании может быть важно, где и как будут храниться документы и в течение какого времени к ним можно будет получить доступ. Обратите внимание на то, обещает ли оператор хранить все документы в системе и после расторжения договора. Некоторые документы нужно хранить по четыре-пять и даже до 30 лет, чтобы в случае необходимости представить их в контролирующие органы.

Диадок хранит данные клиентов в двух дата-центрах на трех независимых серверах в Москве и обеспечивает трехкратное резервирование всех документов и данных.

В договоре клиентов указано, что документы хранятся на серверах бессрочно и без ограничения по объему.

Если клиент перестает работать с системой, доступ к документам по логину и паролю у него остается, и он сможет найти документы для налоговой проверки быстрее, чем в папке с бумагами.

Как интегрировать ЭДО в свою учетную систему?

После того, как компания убедилась в безопасности и способности оператора обеспечить юридическую силу электронных документов, стоит узнать, какие интеграционные возможности он предлагает. Интеграция ЭДО для разных учетных систем делает работу с документами удобной и позволяет клиенту работать в привычном интерфейсе.

Чем больше у оператора было клиентов, тем больше у него опыта настройки сложной интеграции под различные учетные системы, тем проще ему будет адаптировать ЭДО под вашу учетную систему.

Оператор может предложить пользователю готовое решение для популярных учетных и билинговых систем (1С, SAP), возможность доработки готового модуля, исходя из запросов клиента, — например, модуль можно кастомизировать под нестандартную учетную систему 1С или создать индивидуальное решение.

Индивидуальное решение полезно при той интеграции, для которой готовых инструментов не существует. Если компания использует самописный биллинг, в Диадок его можно интегрировать двумя способами — с помощью Диадок.Коннектора или полнофукционального API.

Коннектор может сам перемещать документы из определенной папки и отправлять их в черновики в Диадок или даже сразу подписывать и отправлять их контрагенту с заданной периодичностью. Точно так же Коннектор может брать входящие документы из Диадока и перемещать их по заданному маршруту в определенную папку.   

Если Коннектор не закрывает все потребности и бизнес-процессы компании, можно сделать бесшовную интеграцию с учетной либо биллинговой системой и создать собственные решения на базе API c учетом бизнес-процессов компании.  

У Диадока есть опыт разработки решений для более чем 1,4 млн компаний разного уровня, мобильные приложения для Apple и Android и протокол передачи документов, который пригодится в суде.  

Как удобно работать в системе?

Итак, мы убедились в том, что сама по себе система безопасна, техническое решение может быть найдено — пора приступать к работе с электронными документами. Но для этого важно понять, как эффективно систематизировать документы, чтобы можно было удобно и быстро находить нужные и представлять их в контролирующие органы.

В Диадоке каждый документ сопровождается протоколами, технологическими файлами, которые подтверждают, что одна сторона передала контрагенту документ в определенное время. Протокол помогает еще раз структурировать статусы по документам. Документ, его технологические файлы, файлы подписи, печатные формы и протоколы хранятся в архиве, который можно скачать в любой момент.

Визуально документ не отличается от печатной версии. Это важно, например, в случае представления документов в суд при разногласиях с контрагентами.

Передача электронных документов в суд возможна, и уже есть соответствующая судебная практика — подробнее изучить этот вопрос можно, прослушав вебинар, на котором в частности рассматривается ситуация с представлением документов в суд в качестве доказательств.

Простота поиска документов в системе ЭДО зависит от того, какие фильтры поиска документа предусмотрены системой. Удобный поиск позволяет делать это с учетом различных критериев: ИНН и названия контрагента, суммы сделки, даты передачи документа.

Иерархию работы с документами можно настроить внутри системы, — например, создать подразделения для Москвы, Санкт-Петербурга и Екатеринбурга, добавить к ним сотрудников и дать им право подписывать или просматривать документы.

В числе преимуществ Диадока: комфортный интерфейс, история согласования документа, возможность скачать документооборот целиком, информативная синяя печать, протокол передачи к каждому документу, фиксация даты подписания и подписантов, проверка действительности КЭП, нумерация страниц документа, единый идентификатор документа и технологических файлов.  

Как подключать контрагентов и использовать роуминг?

Если компания работает с разными контрагентами через разных операторов, ей пригодится роуминговое соединение — оно позволяет отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора. Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Альтернативный вариант — зарегистрировать контрагента в вашей системе. Так как в Диадоке нет абонентской платы, контрагент может использовать КЭП, которая у него уже есть, и отправлять документы в системе без настройки роуминговых соединений.  

Чтобы извлечь из ЭДО максимальную эффективность, нужно понимать, со сколькими клиентами вы хотите обмениваться документами в электронном виде и сколько контрагентов нужно подключить.

Лучше всего найти оператора, который обеспечивает наибольший охват контрагентов за счет большого количества клиентов. Диадок работает более чем с 1,5 млн клиентов и наибольшим количеством роуминговых соединений.

Если вы обмениваетесь с контрагентами счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), вам нужно соглашение об ЭДО, которое составляется в свободной форме.

В Диадоке вместо него используется пользовательское соглашение, которое каждая компания подписывает при запуске работы.

Оно легитимно с точки зрения суда и предусматривает согласие компании на обмен документами с контрагентами.  

Прежде всего нужно определить, зачем вашей компании документооборот, какой бизнес-процесс вы хотите перевести в электронный вид в первую очередь (входящий или исходящий документооборот, документооборот между дочерними предприятиями), обозначить планируемый результат и определить ответственного за проект.

Логистика, энергетика, авиаотрасль и фармацевтика отличаются по формату документов и процессам их передачи, поэтому оператор, у которого уже есть опыт в конкретной отрасли, запустит ЭДО быстрее и эффективнее.

В любом случае ЭДО — это конкурентное преимущество, которое влияет на экономическую эффективность компании и совершенствует ее бизнес-процессы.

Источник: https://kontur.ru/articles/5395

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.