+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Печать в трудовой книжке

Содержание

Ставим печать в трудовой книжке

Печать в трудовой книжке

Бывают ли трудовые книжки с записями без печати? Что делать, если поставлена плохая печать? Как сотруднику отдела кадров понять, где и какую печать ставить и можно ли исправить ту, что плохо видна? Почему некоторые люди ищут печать за деньги и чем это может грозить работодателю – эти важные вопросы мы постарались раскрыть подробно.

Чтобы подделать запись в «трудовой» нет необходимости прибегать к ухищренным способам, так как этот процесс достаточно простой. Единственным барьером здесь является печать работодателя, который этим способом старается исключить подделку своих записей. Именно этот нюанс служит гарантом того, что запись настоящая.

В то же время далеко не все работодатели, включая сотрудников кадровых служб, имеют ясное понимание того, как, собственно, должна подтверждаться запись в «трудовой» посредством печати.

Регламентирующие документы по печати

Вопрос, связанный с постановкой печати в документе рассматриваемого вида, регулируется многими законодательными статьями, которые не образуют единый раздел, а присутствуют в разных актах нормативно-правового характера.

Тот же Трудовой кодекс содержит по этому поводу минимальную информацию, сообщая, что записи в «трудовые» должны вноситься в соответствии с определенными правилами, не уточняя, какие это правила. В этом законодательном документе нет отдельной статьи, регламентирующей требования по постановке печати.

Большей подробностью в рамках поставленного вопроса отличается информация, содержащаяся в правилах для кадровиков, которые устанавливают, каким образом надо хранить «трудовые» и заполнять. Так, п. 35 этих правил сообщает, как подтверждаются записи посредством печати.

О том, как ставится печать на титульный лист, не в подробностях, но достаточно понятно рассказывает Письмо Министерства труда № 69 от 10 октября 2003 года в пункте 2/2.

А теперь мы передадим многолетний, наработанный сотрудниками отдела кадров опыт, который стал своеобразным правилом заполнения трудовых книжек. Т.к., к сожалению, никакого руководства по постановке штампа не существует.

Причина постановки печати в трудовую книжку

Печать обладает большой важностью, а любая запись, удостоверенная штампом организации, приобретает юридическую силу. Так как печать находится у работодателя, то значит акты, заверенные ей, были изучены непосредственно работодателем и были ей одобрены.

Документы, заверенные печатью, автоматически становятся локальными нормативными актами и обязательны к ознакомлению и выполнению.

Печать ставится при заполнении титульного листа. Если к работодателю пришел устраиваться на работу работник, у которого нет трудового стажа и опыта и, следственно, трудовой, должен попросит работника оформить ему новую трудовую книжку.

Первично вносится такая информация:

  • ФИО
  • дата рождения;
  • специальность;
  • место обучения;
  • уровень образования.

Данная информация заверяется печатью организации, то есть признается подлинность указанной здесь информации.

Что еще заверяется печатью:

  • Увольнение работника (запись об увольнении)
  • Перевод работника внутри организации или в другую организацию
  • Награждение (поощрение) работника
  • Факт повышения квалификации
  • Вшивание вкладыша в трудовую

Какую именно печать использовать?

  1. Общая печать организации
  2. Печать “Для документов” (Печать отдела кадров)

Общая печать организации хранится, как правило, у работодателя. Только он ставит ее на всевозможные документы и бланки, которые имеют официальное значение или же являются локальными нормативными актами.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров.

При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается. Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации.

Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – общую печать организации-работодателя.

Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков.

Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Источник: https://dedadi.ru/administrativnoe/stavim-pechat-v-trudovoy-knizhke.html

Печать в трудовой книжке при увольнении: как и где нужно ставить?

Печать в трудовой книжке

Трудовая книжка является официальным основным документом, подтверждающим профессиональный стаж и трудовую деятельность работника. Документ содержит строгие правила заполнения, установленные законодательством РФ. Правильное, корректное проставление печати в трудовой книжке при увольнении играет существенную роль и имеет определенную специфику.

Нужно ли ставить?

Запись в трудовой книжке об увольнении сотрудника как по собственному желанию, так и по инициативе руководства организации должна быть обязательно скреплена печатью предприятия. Специалисту отдела кадров необходимо подготовить приказ об увольнении и внести в трудовую книжку увольняемого сотрудника соответствующую отметку.

Эта помтека не будет иметь юридической силы, если она не заверена оттиском организации. Это обязательное требование для всех работодателей, которые имеют печать, предусмотренную Уставом предприятия.

К основным записям, подлежащим обязательному проставлению печати, относятся:

  • об увольнении;
  • о переводе на иную должность;
  • о вознаграждении;
  • запись на вшитом в трудовую книжку вкладыше;
  • запись на титульном листе трудовой книжки.

Ответственность за корректное внесение данных в трудовые книжки сотрудников и правильность нанесения печати несет отдел кадров. В случае отсутствия штампа на вышеперечисленных записях, особенно на записи об увольнении, работник срочно должен обратиться в кадровый отдел. Во избежание серьезных проблем при устройстве на новое место работы с таким визитом лучше не затягивать.

Печать в трудовой книжке при увольнении является строгим и важным требованием, установленным российским законодательством. За несоблюдение этого требования и игнорирование просьб поставить штамп около записи об увольнении работник вправе обратиться в суд.

Правила и порядок постановки оттиска

При внесении записи об увольнении сотрудника в его трудовую необходимо знать основные правила постановки оттиска. Оттиск должен располагаться так, чтобы он немного накладывался на название занимаемой должности сотрудника, который расписывается под записью.

Печать должна быть поставлена ровно, не допускается нанесение оттиска боком или в перевернутом виде. Если поставленный оттиск неразборчивый и бледный, это не является грубым нарушением.

В таком случае исправлять запись об увольнении не нужно, достаточно сделать новый четкий оттиск рядом со старым. Оттиск ставится в самую последнюю очередь, после внесения соответствующей записи, подписи руководителя предприятия и самого работника.

Каждый сотрудник, на которого возложена кадровая работа, обязан знать вышеуказанные требования постановки оттиска. Несоблюдение данных требований влечет за собой потерю юридической значимости записи, на которой поставлен неправильный оттиск.

Какой она должна быть?

Почти каждая организация имеет два вида печати:

  • основная, круглая печать компании;
  • печать отдела кадров.

При увольнении сотрудника необходимо удостоверить запись круглой печатью учредителя. Так как штамп отдела кадров не является основным, лучше использовать ее только около подписи сотрудника, внесшего запись. Это будет юридически правильно и точно не вызовет никаких лишних вопросов и сомнений в подлинности отметки.

Большинство организаций в целях экономии места в трудовой ставят только штамп учредителя, не используют кадровый штамп при внесении записей. Так как место на полях трудовой книжки ограничено, нанесение двух оттисков может закрыть важную информацию, необходимую для дальнейшего трудоустройства работника. Достаточно удостоверить запись одной печатью учредителя.

Когда и где ставится?

Печать не должна быть нанесена на отметку об увольнении. Сведения об увольнении должны быть хорошо видны и не перекрыты оттиском. Расположить печать желательно слева, под отметкой об увольнении и частично перекрыв наименования занимаемых должностей сотрудников, которым необходимо расписаться в трудовом документе.

Такое место нанесения оттиска при увольнении считается правильным и наиболее корректным. Печать надо нанести так, чтобы она не выглядела отдельно от записи, и было понятно, к чему она относится.

После согласования приказа об увольнении кадровый работник вносит необходимые данные в трудовую увольняемого сотрудника и отдает на подпись уполномоченному лицу предприятия. Далее под подписью уполномоченного лица расписывается сам сотрудник. Только после этого, в самую последнюю очередь, данная запись скрепляется штампом организации.

В таком важном вопросе нужно научиться разбираться не только работникам кадровой службы, но и сотрудникам других направлений. Такие знания будут нелишними и помогут избежать неприятных последствий в трудовой сфере.

Не всегда правильным местом для постановки оттиска является левая сторона трудовой книжки. Например, на титульном листе, при приеме сотрудника на первое его место работы, необходимо расположить печать справа.

Образец

Ниже представлен пример правильного расположения круглой печати на записи об увольнении, соответствующий всем вышеперечисленным требованиям.

Образец правильного расположения печати Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону:

+7 (499) 288-73-46;
8 (800) 600-36-19

Это быстро и бесплатно!

Типичные ошибки и меры по их устранению

Грубой ошибкой постановки печати является неправильное расположение оттиска, закрывающее основную информацию записи или подписи сторон. Данная ошибка встречается довольно часто и требует моментального исправления. Необходимо обратиться в отдел кадров предыдущего места работы и аннулировать данную запись.

Кадровый сотрудник обязан внести фразу, что запись является недействительной и корректно оформить новую запись, чтоб она была разборчивой и доступной для будущих работодателей.

При внесении отметки об увольнении сотрудника не допускается постановка штампа отдела кадров вместо круглой печати предприятия. Это является грубым нарушением, которое может повлечь за собой серьезные последствия как для увольняемого работника, так и для работодателя.

Данное нарушение необходимо оперативно исправить, аннулировать неверную запись и создать новую отметку с основной печатью учредителя. Менее серьезной ошибкой, не являющейся нарушением, является плохая читабельность печати, ее неразборчивость.

В этом случае необходимо незамедлительно обратиться к кадровым сотрудникам с целью нанесения рядом четкой печати. Создавать новую запись и аннулировать прошлую нет необходимости. Игнорирование недочета может привести к дальнейшим трудностям в процессе оформления трудовой пенсии.

Каждый сотрудник при увольнении должен внимательно и грамотно изучить запись в своей трудовой книжке, проверить все возможные нюансы и в случае обнаружения ошибок оперативно обратиться в отдел кадров. Недопустимо затягивать время на исправление ошибок и неточностей в официальном личном документе.

Что делать, если нет штампа в трудовой?

Если при увольнении сотрудника предприятие не поставило в его трудовую книжку штамп, необходимо моментально донести данную информацию до руководителя организации.

Такое нарушение является недопустимым и требует моментального исправления и серьезной оценки профессионализма сотрудников отдела кадров.

В случае, когда отсутствие печати было замечено не сразу и прошло много времени, необходимо получить дополнительную справку с бывшего места работы.

Труднее будет доказать подлинность записи об увольнении, если предприятие ликвидировано или находится на стадии ликвидации. В данном случае стоит обратиться в городской архив и запросить копию приказа о расторжении трудовых обязательств.

В некоторых случаях отсутствие печати в трудовой книжке, не является нарушением. Это относится к компаниям, которые законодательно ведут трудовую деятельность без печати. Для таких организаций достаточно заверить запись подписью руководителя или иного уполномоченного лица.

К внесению соответствующих записей в трудовую книжку нужно относиться со всей серьезностью. Неправильное оформление записей может привести к потере юридической силы официального трудового документа и серьезным проблемам в процессе установления трудовой пенсии. Во избежание данных трудностей при обнаружении нарушений и ошибок следует незамедлительно приступить к их исправлению.

Источник: https://prozakon.guru/trudovoe/uvolnenie/pechat-v-trudovoj-knizhke.html

В трудовых книжках разрешили не ставить печати: читаем разъяснения минтруда

Печать в трудовой книжке

Сразу скажем, что право выпускать разъяснения по заполнению трудовых книжек у Минтруда действительно есть — оно предоставлено ведомству подпунктом «б» пункта 4 Правил. Однако, реализуя свои полномочия, Минтруд допустил несколько странных неточностей. Так что, возможно, потребуются дополнительные разъяснения теперь уже к Приказу № 589н.

«Разъясненная» Минтрудом норма содержится в другом акте

Итак, что же разъяснил Минтруд? В Приказе № 589н говорится, что организации, которые в соответствии с законодательством работают без печати, не обязаны выполнять требования Правил ведения и хранения трудовых книжек, касающиеся проставления печати организации на первой странице трудовой книжки и вкладыше в трудовую книжку. Здесь стоит отметить, что подобная обязанность в Правилах, разъяснение к которым утвердило Министерство труда, не зафиксирована в принципе!

Норма, обязывающая работодателя ставить печать на первой странице трудовой книжки при ее оформлении, содержится в другом документе — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтрудом на основании Правил (постановление Минтруда России от 10.10.

03 № 69). А норма о том, что такая же печать должна стоять на первой странице вкладыша в законодательстве вообще отсутствует. Вывод о ее необходимости делается на основании п. 38 Правил, согласно которому вкладыш оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка.

Получается, что первая часть разъяснений, данных Минтрудом по порядку применения Правил, на самом деле к этим Правилам не имеет никакого отношения. Логичнее было бы просто делать соответствующие ремарки в Инструкции, утвержденной самим же Минтрудом.

Теперь же получается, что Инструкция в этой части не соответствует разъяснениям.

Но поскольку автор обоих документов — Минтруд, остается надеяться, что подобная оплошность не скажется на праве организаций отказаться от печатей при оформлении трудовых книжек и вкладышей к ним.

Разъяснения почему-то затронули и сургучную печать для книги по учету бланков

Идем дальше. Следующая часть Приказа № 589н касается применения положений абзаца 1 пункта 35 и абзаца 4 пункта 41 Правил. В разъяснениях сказано, что в случаях, предусмотренных этими нормами, печать ставят только те организации, которые ее имеют.

Однако если мы посмотрим содержание данных норм, то обнаружим, что в пункте 35 Правил речь действительно идет о заверении обычной круглой печатью организации записей в трудовой книжке (при увольнении сотрудника).

А вот в пункте 41 Правил говорится уже не о круглой печати организации, а о сургучной печати, которой должна быть скреплена приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Получается, что теперь организации, не имеющие обычной круглой печати, не могут использовать и сургучную для опечатывания книг. Значит, указанные книги нужно пломбировать каким-то иным способом, т.к.

в пункте 41 Правил сказано, что книги должны быть «скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Но поскольку каких-либо требований к пломбе Правила не содержат, полагаем, что можно продолжить использовать в качестве такой пломбы имеющиеся в организации сургучные печати, сделав соответствующие изменения в распорядительных документах фирмы.

Печать при невозможности выдать книжку уволенному работнику

Наконец, заключительная часть разъяснений Минтруда посвящена порядку, в котором при увольнении работника заверяются записи, внесенные в трудовую книжку за все время работы.

По мнению ведомства, организации, работающие без печати, заверяют записи подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

При этом авторы разъяснений в скобках делают примечание — за исключением случаев, указанных в пункте 36 Правил.

Но если мы откроем данный пункт, то увидим, что он посвящен ситуации, когда работодатель не может выдать трудовую книжку при увольнении работника по объективным причинам (отсутствие работника или его отказ от получения трудовой книжки).

В этом случае Правила требуют направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Далее отмечается, что со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

А также содержится норма, согласно которой пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Возникает вопрос: как эти положения Правил влияют на порядок заверения записей в трудовой книжке при увольнении сотрудника? Что значит оговорка в скобках «за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил»? Надо ли в таком случае по-прежнему использовать печать? Или требуется еще чья-то подпись? Или, напротив, в таком случае ничего заверять вообще не требуется?

Ответ на этот вопрос, как это ни странно, находим в пункте 35 Правил, где в абзаце 1 есть в точности такая же оговорка в скобках, что и в разъяснениях.

Относится эта оговорка к подписи самого сотрудника, которую он также (наряду с подписью руководителя или ответственного лица организации) должен проставить в трудовой книжке при увольнении. Понятно, что если трудовая книжка работнику не выдана вообще, либо направлена по почте, то его подписи в ней может и не быть. Все ясно и логично.

А в разъяснениях, судя по всему, в данной части допущена банальная техническая ошибка, которая, хочется надеяться, не станет препятствием для «безпечатного» оформления трудовых книжек.

Когда начинают действовать разъяснения

В заключение скажем несколько слов о порядке действия новых правил.

В самом приказе Минтруда, который утверждает разъяснения, не оговариваются какие-либо особенности по вступлению в силу и применению разъяснений.

А значит, применяются общие правила действия нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (к которым, согласно ст. 5 Трудового кодекса РФ относится и данный Приказ) во времени.

Правила эти установлены в ст. 12 ТК РФ и гласят, что подобный акт обратной силы не имеет и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

Так что организации смогут окончательно отказаться от использования печатей при выдаче новых трудовых книжек (вкладышей) сотрудникам и при выдаче трудовых книжек увольняемым сотрудникам только тогда после того, как Приказ вступит в силу. И только в отношении трудовых книжек, оформляемых после этой даты.

Вступление же в силу Приказа произойдет 27 ноября, то есть на 11-й день после официального опубликования, которое произошло 16 ноября  (п. 12 Порядка опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, утв. Указом Президента РФ от 23.05.96 № 763).

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2016/11/11723

Печать в трудовой книжке в 2019 году | при увольнении

Печать в трудовой книжке

В этой статье рассказываем о правилах проставления печати в трудовой – куда, какую и когда именно. А также о том, что делать, если проставили печать ошибочно и других частых проблемных ситуациях

Поскольку трудовая книжка – важнейший документ для оформления пенсии, и пенсионный фонд обычно досконально проверяет все сведения, в ней содержащиеся, требования к заполнению документа предъявляются довольно строгие. Если игнорировать их, можно просто испортить документ и придется его восстанавливать.

В частности, существуют и определенные правила проставления печати. Штамп проставляется только:

  • на титульном листе при первичном заполнении книжки или дубликата;
  • на внутренней стороне обложке при заверении измененных основных сведений;
  • на записи об увольнении.

В последние годы все чаще возникает вопрос – какую печать ставить в трудовой книжке при увольнении в 2019 году. Затруднение это порождено изменениями в п.35 «Правил ведения трудовых книжек» от 01.03.2008 г.

Если до этого времени предлагалось проставлять «печать организации (кадровой службы)», то после – уже «печать работодателя».

Вот здесь и возникает сложность – относится ли штамп отдела кадров к понятию «печать работодателя» и можно ли использовать его в трудовой.

Поскольку этот нюанс законодательно не разъяснен, то опытные кадровики советуют использовать именно гербовую печать компании – это в любом случае будет правильно, и никаких проблем не возникнет.

Если нет возможности проставить гербовую, то допускается заверение печатью отдела кадров (если она содержит все реквизиты организации), но нужно быть готовым к тому, что могут возникнуть проблемы. Скорее всего, эти проблемы разрешатся в пользу правомерности использования кадрового оттиска, но повлекут за собой затраты времени.

Еще один аргумент в пользу заверения записи об увольнении в трудовой в 2019 году именно печатью работодателя – возможность использовать ее применительно к любой подписи – и руководителя, и кадровика. Тогда как оттиск кадровой службы не может ставиться после автографа директора, а лишь после подписи кадрового сотрудника.

Печать «для документов» в трудовой книжке ставить нельзя, она используется на предприятии совсем для других целей.

Обычно у заполняющих формуляр не возникает вопросов относительно того, где ставить печать в ней при увольнении. Тем не менее, это довольно важный момент, ведь при неправильном заверении могут возникнуть сомнения в достоверности, вплоть до назначения экспертизы штампа. Общие правила таковы:

  • печать ставится ровно, не вниз головой и не боком;
  • штамп проставляется в последнюю очередь, когда все рукописные составляющие
  • записи уже внесены, включая оба автографа;
  • захватывает часть сведений о сотруднике, внесшем запись;
  • не перекрывает роспись уволенного сотрудника;
  • четкий и несмазанный оттиск.

► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Что касается заверения печатью записи об увольнении в трудовой в 2019 году – она обязательна для всех работодателей, имеющих печать. Исключение составляют некоторые ООО и АО, работающие без печати на основании ФЗ-82 от 2015 г.

Их касается «Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек…» Минтруда от 2016 г., согласно которому «проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше, а также в некоторых других осуществляется при наличии печати».

И далее оговаривается допустимость заверения записи об увольнении только подписью руководителя, если штамп у организации отсутствует.

Ставится ли печать в трудовой книжке при приеме на работу

Печать на записях в трудовой книжке о приеме на работу ставить нет необходимости, ведь итоговое заверение всего блока информации, касающейся работы на данном предприятии, происходит при увольнении. Если все-таки запись о трудоустройстве или переводе на другую должность была заверена печатью, критической ошибкой это не станет, поскольку прямого запрета в законодательстве на это нет.

► Ошибки в трудовой книжке, из-за которых работник пойдет в суд

Однако, трудовая книжка – не такой крупный документ, чтобы проставлять в ней оттиски чуть не каждой строке, выглядеть это будет неаккуратно, печати могут задевать друг друга и записи, делая их неразборчивыми.

Проблемные ситуации

Каждый сотрудник, которому доверено заполнение трудовых книжек, должен быть предварительно проинструктирован по вопросам грамотного их оформления.

Часто встречаются проблемы именно с неверным использованием печати. Прежде одновременно с исправлением подобных ошибок сотруднику на всякий случай выдавали справку о подтверждении стажа.

В 2019 году этого не требуется, поскольку при увольнении он и так получает форму СЗВ-стаж.

Независимо от основания увольнения, в последний день работы сотрудник должен получить комплект документов. С 2017 года в него вошли две новые формы: СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Бухгалтеры и кадровики спорят, кто какие документы должен выдавать. Обо всем подробно написали эксперты журнала “Справочник кадровика”

Что делать, если кадровик поставил не ту печать

Перепутав печати, кадровик совершил ошибку, которая делает запись недействительной, а значит, нужно действовать по общим «Правилам ведения ТК»:

  • Строкой ниже в первой графе проставляем следующий номер, во второй – дату коррекции.
  • В третьей графе пишем «Запись № (предыдущий номер) недействительна».
  • Спускаемся еще на строку ниже, уже не нумеруя ее, повторно вносим запись.
  • Заверяем запись подписями кадровика и увольняющегося и проставляем нужную печать.

Зачеркивать неверный оттиск или ставить поверх него верный – недопустимо.

Если печать поставлена не туда

Крайне редкий случай, когда штамп проставляется не ту страницу. Если так получилось, лучше оставить его и проставить печать на том месте, где ей следует быть.

Все ошибки в трудовых книжках надо исправлять. Некоторые из них грозят вам судебным разбирательством. Почему в ваших интересах исправлять все ошибки в трудовых книжках и из-за каких именно грозят судебные разбирательства с сотрудниками, читайте в статье журнала “Справочник кадровика”

Если в трудовой книжке плохо проставилась печать

Конечно, желательно сначала проверить, достаточно ли чернил в штампе, перед тем, как ставить его в бланк строгой отчетности. Если же оттиск получился бледным, плохо читаемым или смазанным, нужно дозаправить печать и, предварительно проверив на черновике, проставить рядом с первой.

Если в трудовой книжке нет печати при увольнении

Это серьезное нарушение правил кадрового делопроизводства, создающее массу проблем для трудящегося и для его прежнего и будущего работодателей. В этом случае необходимо обратиться на предприятие, уволившее сотрудника и потребовать проставления штампа.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1089186-qqq-16-m9-pechat-v-trudovoy-knijke

Порядок нанесения печати в трудовую книжку при увольнении

Печать в трудовой книжке

Печать в трудовой книжке при увольнении выступает средством подтверждения и фиксации официальным документом факта прекращения отношений работника и работодателя. Законодатель определяет, когда ставится печать в трудовой книжке, какого вида должен быть штамп и так далее. Нарушение правил ведения данного документа может привести к недействительности вносимых в книжку записей.

Что это такое?

Наличие у организации печатей на 2019 год считается обязательным условием, соблюдение которого необходимо не только для ведения кадровой документации, но и для заключения договоров, проведения платежей и так далее. Однако говоря о печати в трудовых книжках, следует понимать, что необходимости постановки таковой не всегда обязательно.

Порядок удостоверения трудовой книжки организацией определяется Уставом. Соответственно, согласно указанному учредительному документу можно просто проставить подпись руководителя или сотрудника отдела кадров, чтобы запись была действительной.

Также нужно обращать внимание на характер печати. Необязательно оформлять гербовую печать для подтверждения действительности оттиска. Главное, чтобы печать была цельной, не имела нарушений, а изображение отпечатывалось без нарушений и смазанных моментов, иначе подобную запись могут не засчитать.

Согласно установленным правилам для определения, где ставится печать в трудовой книжке, достаточно обозначить следующие моменты:
  1. Если лицом заводится новая книжка ввиду первого устройства на работу, то работодатель должен проставить печать организации в нижнем правом углу на титульной странице трудовой книжки.
  2. При увольнении после отражения информации о таковом ставится подпись руководителя и печать.
  3. Когда необходимо выдать вкладыш к трудовой книжке, поскольку документ закончился, что на практике встречает довольно часто, таковой также необходимо заверить печатью работодателя, который и оформляется такой вкладыш.

Не каждая запись трудовой книжки должна заверяться печатью, даже если это изменение должности или иных сведений о сотруднике.

Большинство организаций, существующих как юридические лица, обязательно оформляют для себя печати. Для индивидуальных предпринимателей наличие собственного оттиска не выступает обязательным условием.

На практике у компаний возникает вопрос, какая печать ставится в трудовых книжках, поскольку предполагается несколько видов подобных обозначений (для документов, гербовые печати, с именем и инициалами руководителя и так далее).

Говоря о трудовой книжке, следует помнить, при применении печати на этапе оформления нужна стандартная круглая печать, отражающая реквизиты организации, имя руководителя и наименование компании.

Наличие гербовой печати необязательно при такой ситуации, а оттиск для документов не будет выступать удостоверением действительности записей трудовой книжки.

Соответственно, организациям достаточно иметь круглый стандартный оттиск, а индивидуальные предприниматели вовсе не обязаны получать печать для оформления кадровых бумаг.

Виды

Для действующих организаций предусматривается несколько вариантов печатей, которые будут классифицироваться согласно характеру и предназначению подобных оттисков. Смысл разделения в том, что не каждый вид печати может подойти для заключения сделки, удостоверения документов и так далее.

Для трудовых книжек необходимо использовать стандартную печать круглого вида, которая содержит сведения об организации, реквизиты и имя руководителя. Печать должна иметь синий или фиолетовый цвет.

Чтобы не совершить ошибки при выборе печати, необходимо иметь представление о следующих возможных видах таковой:

  • стандартная круглая, используемая для большинства документов (договоры, трудовые книжки, расписки, акты сверок и так далее) и отражающая наименование организации, имя директора, основные реквизиты;
  • гербовая печать, применяемая для оформления доверенностей и иных подлежащих регистрации и удостоверению документов;
  • печать для документов, используемая для постоянного документооборота, подтверждения копий и так далее.

Отдельно может быть приобретена квадратная или прямоугольная печать «Копия верна», которая не имеет сведений об организации.

В большинстве организаций имеются все указанные варианты. Обязательно наличие стандартной круглой печати, если деятельность осуществляется юридическим лицом. Индивидуальные предприниматели наделяются большей свободой при разрешении вопроса выбора и оформления печатей.

Порядок нанесения

Ведение документация кадрового характера предполагает соблюдение большого количества правил, относительно правильности внесения нужной информации, закрепления и подтверждения таковой, а также нанесения отметки.

Трудовая книжка выступает документ особой важности, поскольку является главным источником подтверждения стажа гражданина на той или иной должности.

Ошибки в указанном документе могут привести к отказу со стороны ПФ РФ засчитать время работы в стаж, что влияет на пенсию, непринятию на новое место работы, ввиду документально не подтверждённого опыта и так далее.

Поставить печати в трудовую книжку может исключительно сотрудник кадрового отдела либо руководитель, отвечающий за приём и увольнение работников. Подпись также проставляется только указанными субъектами.

Говоря о правильном порядке использования оттиска при заполнении трудовой книжки, следует отдельно рассмотреть следующие страницы документа:
  1. Титульник. Трудовая книжка начинается с титульной страницы, на которой должны быть отражены сведения о сотруднике, полное имя, дата рождения, образование и первоначальная должность. Также проставляется личная подпись работника и, соответственно, печать, подпись руководителя организации, выступающей работодателем. В данном случае оттиск отражается в нижней части страницы поверх росписи работодателя.
  2. Основные страницы. В процессе ведения трудовой книжки отметка может проставляться только в том случае, если вноситься запись о прекращении трудовой деятельности, независимо, по собственному желанию или в принудительном порядке происходит увольнение. Также допускаются случаи, когда в трудовую вносятся изменения, аннулирующие предыдущую запись.

В остальном оттиск не требуется, даже если по одному месту работы кадровый отдел был вынужден вносить дополнительные сведения одному сотруднику несколько раз.

Ориентироваться на то, сколько должно быть отражено пометок в трудовой книжке, не следует, поскольку конкретное число будет зависеть от того, какое количество раз, лицо меняло работу.

На начальном этапе трудоустройства в книжке всегда только одно изображение на титульном листе вплоть до увольнения.

Далее при устройстве на новую работу отметка проставляться не будет, только если снова будет зафиксирован факт прекращения трудовых отношений.

Важно уделять внимание правильной постановки оттиска и обращать внимание на качество оттиска, поскольку нередко мошенники стараются подделать те или иные отметки, чтобы зафиксировать стаж работы или отразить для другого работодателя больший опыт на конкретной должности. Доказать подлинность может только экспертиза, поскольку подделка таких отметок на сегодняшний день выступает одним из самых развитых видов мошенничества.

Возможные ошибки

Нередко проблемой действительности записей в трудовой книжке выступает не отсутствие отметок, а использование таковой. Нередко возникают ошибки при нанесении оттиска на документы или при выборе подходящего варианта такового. На этот случай необходимо разобраться с тем, как исправить недочёты.

Любое исправление вынужденного характера не будет признаваться ошибкой в документе, соответственно, не повлечёт недействительности записей.

Практика показывает, что возможны следующие ошибки, разрешение которых потребуется дополнительных действий со стороны кадровиков:

  • если изображение до конца не пропечаталось, то есть плохо отразилась на бумаге, из-за чего часть сведений недоступна для распознавания, то следует либо поставить повторный оттиск рядом, либо попытаться повторно пропечатать оттиск, но только при условии, что первая попытка практически не оставила следов на документе;
  • если в документе имеется лишнее изображение, в котором не было необходимости, то практика показывается, что лучше оставить всё как есть, особенно если указанный недочёт не препятствует тому, чтобы прочитать запись в книжке (если информация в документе недоступна, то исправить положение никак нельзя, поскольку зачёркивать, выводить или вымывать изображение не допускается);
  • если была использована неправильная форма, то зачёркивать неподходящее изображение не нужно, достаточно проставить следующий номер записи в трудовой книжке обозначить, что «Предыдущая запись неверна», далее внести необходимые сведения и проставить нужный вариант.

Если оттиск содержит в себе неверные сведения, то об этом также следует написать в книжке, указав, что предыдущая запись неверна, после чего исправить ошибку. Когда организация вовсе решает отказаться от использования оттиска, то для этого нужно будет принять решение на собрании, оформить протокол и внести изменения в Устав.

Таким образом, оттиск, который проставляется в трудовых документах, не представляет собой обязательный элемент соответствующих записей, однако для некоторых работодателей (существующих в форме юр. лица) наличие печатей обязательно.

Говоря о кадровой документации, следует помнить, что при использовании рассматриваемых изображений потребуется подготовить стандартный круглый вид таковой.

Когда ошибки связаны с нанесением оттиска, достаточно внести ряд дополнительных записей, не исправляя и не зачёркивая допущенные ошибки.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/uvolnenie/pechat-v-trudovoy-knizhke

Печать организации в трудовой книжке: правила внесения

Печать в трудовой книжке

Трудовая книжка – это базовый документ, являющийся подтверждением трудовой деятельности человека. При этом записи в ней должны быть сделаны по определенным правилам, регламентированным российским законодательством. В частности, при первичном приеме и увольнении работника должна ставиться соответствующая печать в трудовой книжке.

Место, где ставят печать в трудовой книжке

При первичном и последующем оформлении на работу, переводе с одной должности на другую в рамках одного предприятия либо переводе из одного структурного подразделения в другое, при увольнении и в других случаях перед работодателем стоит важный вопрос, где ставят печать в трудовой книжке.

При внесении данных

В первую очередь, печать организации либо печать отдела кадров ставится на титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении. Перед этим на титуле указываются персональные сведения о работнике:

  • его фамилия, имя, отчество}
  • день, месяц и год рождения}
  • информация о получении им соответствующего образования}
  • наименование полученной профессии или специальности.

После того, как указанные данные внесены на первую страницу трудовой книжки, работник ставит подпись, подтверждая правильность предоставленных данных. Наконец, все совершенные записи подписываются ответственным за выдачу трудовых книжек лицом и заверяются печатью.

Следует отметить, что все персональные сведения о работнике заполняются уполномоченным лицом на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительских удостоверений и прочих).

При изменении данных

Во-вторых, печать организации ставится в том случае, если работник изменил фамилию, имя, отчество или иные данные. При этом одной чертой перечеркивается прежняя запись и аккуратно вписывается новая с указанием соответствующих документов, на основании чего производятся подобные изменения. На обложке трудовой книжки с обратной стороны уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать.

При выдаче вкладыша

В-третьих, существуют случаи, в которых все имеющиеся страницы какого-либо раздела трудовой книжки заполнены.

В таких ситуациях лицо, занимающееся выдачей и ведением соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который действителен только совместно с трудовой книжкой.

Такая процедура заносится в трудовую книжку и удостоверяется печатью (штампом) с надписью «Вкладыш выдан» с указанием его серийного и порядкового номера.

При увольнении

В-четвертых, при увольнении работника по собственному желанию либо по иным причинам, в трудовой книжке ставится подпись руководителя организации, в которой работал работник, либо иного лица, выполняющего функциональные обязанности по осуществлению выдачи трудовых книжек и их ведения, и непосредственно самого работника. После этого сотрудник кадрового отдела обязан поставить печать в трудовой книжке.

Печати в трудовых книжках: особые случаи

Кроме того, иногда происходят такие ситуации, когда запись об увольнении в трудовой книжке произведена, но пропущены конкретные сведения, свидетельствующие о переводе работника на другую должность либо переводе в другое структурное подразделение, и работник настаивает на том, чтобы соответствующие записи были зафиксированы. Большинство сотрудников отдела кадров считают, что необходимо отменить сделанную запись об увольнении и вписать недостающие сведения, а затем снова произвести повторно «Уволен (с указанием причины увольнения)».

Однако, с точки зрения нормативно-правовых актов, это действие является не вполне корректным, поскольку существенных оснований для отмены сделанной надписи не обнаружено.

В этом случае целесообразно поступить следующим образом: уполномоченное лицо должно дополнительно внести пропущенные сведения после записи об увольнении с обязательным указанием всех реквизитов организации.

После этого произведенные записи подтверждаются соответствующей печатью.

Обратите особое внимание, что печати в трудовую книжку, помимо вышеуказанных случаев, ставятся только в случае увольнения работника.

В любой другой ситуации, в частности, печати, подтверждающие записи о приеме на работу, переводе на другую должность в пределах одной организации, удостоверение сведений о награждении работника и т.д.

, являются прямым нарушением действующего законодательства о ведении трудовых книжек.

Какая печать должна быть использована при совершении записей в трудовую книжку?

В положениях, закрепленных действующим законодательством Российской Федерации, упоминается о двух видах печатей, а именно:

  • печать организации}
  • печать кадровой службы.

Печать отдела кадров не является обязательной и может ставиться исключительно на подпись, сделанную сотрудником отдела кадров. При этом применение печати в трудовой книжке для кадровых документов не допускается.

Если оформление какой-либо процедуры заверено подписью руководителя, то в подобном случае должна ставиться печать организации.

Однако абсолютно правомерно, если такая печать будет проставлена на подписи кадрового работника.

Вместе с тем, в целях недопущения совершения каких-либо ошибок и неточностей, лучше всего использовать печать одного вида – печать организации-работодателя.

Именно она обладает большей юридической силой, нежели печать кадровиков.

Ее же целесообразно ставить на таких документах, как копии трудовых книжек, документов об образовании, справках, выдаваемых отделом кадров, выписках из трудовых книжек и т.д.

Правильное расположение печати

Чтобы не возникало вопросов о действительности представленного документа, печать должна частично захватывать название должности работника. При этом подпись сотрудника и ее расшифровка должны легко читаться и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, читабельным и хорошо просматриваться.

Что делать, если печать в трудовой книжке поставлена неверно?

При использовании печати для заверения соответствующих записей в трудовой книжке случаются ситуации, когда поставлена не та печать, либо она находится не на своем месте. Что делать в таких случаях?

Не проставлена печать организации

Самый простой способ исправить такой недочет – обратиться по предыдущему месту работы, чтобы там поставили печать. Однако не стоит затягивать с этим решением, поскольку организация может претерпеть структурные изменения и в этом случае необходимо будет получить дополнительную справку от бывшего работодателя, либо в случае его реорганизации – от правопреемника.

Неверные реквизиты организации

Такие случаи могут произойти, если человек является сотрудником крупного холдинга, либо если компания претерпела реорганизацию и изменила свое название.

Существует несколько вариантов решения данной проблемы. В первом случае предлагается просто поставить необходимую печать рядом с ошибочной} во втором – сделать исправительную запись и поставить рядом верную печать.

Однако любой исход событий может вызвать подозрения у пенсионных органов либо будущих работодателей.

Поэтому, чтобы обезопасить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник являлся членом конкретной организации на протяжении конкретного периода времени.

Тщательно следите за правильностью ведения записей в трудовой книжке, реквизитами печатей и наличием всех необходимых подписей, чтобы в будущем не столкнуться с проблемами.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pechat-organizacii-v-trudovoy-knizhke-pravila-vneseniya

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.