О проведении инвентаризации имущества казны
Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: образцы актов и журналов
С октября по декабрь учреждения инвентаризируют имущество, финансовые обязательства и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, – в статье.
Сроки обязательной инвентаризации
Перед тем, как начать составлять годовую отчетность проводите обязательную инвентаризацию, в том числе и на забалансе. Сделайте это не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризировать имущество нужно для того, чтобы данные в отчетности были достоверными. Иначе учреждение или ответственных сотрудников могут оштрафовать.
Подробная инструкция по проведению годовой инвентаризации
Основные средства можно инвентаризировать раз в три года, библиотечный фонд – раз в пять лет (п. 80 СГС и п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина № 49 от 13 июня 1995). Конкретные сроки и периодичность установите в учетной политике.
На заметку
Когда еще проводить обязательную инвентаризацию
Проведите обязательную инвентаризацию, когда учреждение:
- передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
- выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
- меняет ответственных, материально ответственных сотрудников. Если в учреждении установлена коллективная ответственность, то инвентаризируйте имущество, когда меняется руководитель коллектива или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
- выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
- после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
- реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;
Проводите обязательную инвентаризацию в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.
Правила проведения инвентаризации имущества
Чтобы результаты инвентаризации были признаны, нужно без ошибок провести инвентаризацию имущества. Так как существуют определенные правила проведения инвентаризации имущества, которые строго регламентированы законом.
Приказ об инвентаризации
Издайте приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме (см. образец 1), либо используйте типовую форму ИНВ-22, которая утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г. (см. образец 2). Обязательно укажите в нем:
- причину инвентаризации,
- состав комиссии,
- какое имущество и обязательства проверяете,
- даты начала и конца инвентаризации.
Зарегистрируйте приказ в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).
Комиссия по инвентаризации
Инвентаризацию должна проводить специальная комиссия, состав которой утверждает приказом руководитель учреждения. В нее нужно включить как минимум двух человек. Это могут быть:
- представители администрации;
- сотрудники бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
- независимый консультант. Например, заключите договор с аудитором;
- специалисты других служб и отделов учреждения. Например инженер, экономист.
Важно запомнить!
В состав инвентаризационной комиссии не включайте материально-ответственных сотрудников.
Подготовка к инвентаризации
Перед тем, как начать инвентаризацию, нужн:
1. Предоставить комиссии приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег.
2. Взять у материально ответственных сотрудников расписку о том, что он:
- сдал все приходные и расходные документы на вверенное ему имущество в бухгалтерию и инвентаризационную комиссию;
- оприходовал или списал имущество, за которое он отвечает.
Также необходимо подготовьте инвентаризационные описи по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:
- инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
- инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
- инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
- инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах (ф. 0504084);
- инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
- инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
- инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).
Полный перечень документов по инвентаризации и инструкции по их заполнению смотрите в таблице. А правила оформления описаны в Приказе Минфина от 30.03.2015 №52н.
Проведение инвентаризации имущества
В инвентаризации должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и ответственные сотрудники. При осмотре имущества должны присутствовать все члены комиссии.
Если не будет хотя бы одного человек, то результаты инвентаризации могут признать недействительными. Исключение – часть членов комиссии инвентаризирует имущество онлайн путем видео- и фотофиксации.
Главное закрепить такую возможность в учетной политике (письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2021 г.).
Обязанность присутствовать при инвентаризации ответственного и материально ответственного сотрудников пропишите в учетной политике и включите в условия трудового договора и договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда № 85 от 31 декабря 2002 г.).Если ответственный сотрудник заболел, находится в отпуске или отсутствует по другим причинам, то проводите инвентаризацию без него, но обязательно сделайте пометку об этом в инвентаризационной описи.
Оформление результатов инвентаризации
Оформите результаты инвентаризации документально. На титульной странице инвентаризационных описях комиссия должна написать свое заключение.
Если выявлены недостачи или излишки сделайте об этом пометку, если все в порядке – пропишите, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным.
После этого опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а ответственный сотрудник на первой странице должен подтвердить, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.
На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Скачать бланк акта о результатах инвентаризации по форме 0504835
Его подписывают все члены комиссии, а затем утверждает руководитель. Если по итогам инвентаризации есть расхождения с учетом, то акту приложите ведомость по форме 0504092.
А как быть, если во время инвентаризации поступили новые товары? В этом случае оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. А на сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.
Результаты инвентаризации отразите:
- в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
- в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
- в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.
Основание – пункт 82 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности».
Излишки и недостача
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных (см образец 3).
Образец 3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Скачать образец
По всем недостачам и излишкам, пересортице возьмите письменные объяснения с материально ответственного лица, отразите это в инвентаризационных описях. На основании объяснений и результатов инвентаризации комиссия определит причины отклонений.
Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности:
- бюджетные и автономные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760);
- казенные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).
Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств
Финансовые обязательства необходимо также инвентаризировать раз в год – перед годовой отчетностью, а также и в других обязательных случаях. То есть нужно подтвердить аналитические остатки по следующим счетам бухгалтерского учёта:
1. Расчёты с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, с прочими дебиторами и кредиторами. Составьте акт сверки взаиморасчётов, где зафиксируете сумму задолженности. Проверьте обоснованность задолженности и определите сроки ее возникновения.
2. Расчёты с кредитно-финансовыми организациями. Проведите акт сверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. Эти данные сравните с остатками на счетах 303 00.
3. Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами. Проверьте расчеты с персоналом по оплате труда, нет ли у них депонированных сумм, а также переплаты. Аналогично проведите ревизию расчетов с подотчетными лицами, посмотрите, все ли выданные средства были использованы по назначению.
Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи. Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Ошибки при инвентаризации и штрафы
Если провести инвентаризацию не по правилам или оформить ее результаты с нарушениями, то это приведет к искажению данных в бухгалтерской отчетности. А это чревато штрафами либо дисквалификацией. Такие ошибки обычно находят при проверке. В таблице 1 приведены самые распространенные ошибки, которые допускают при инвентаризации.
На заметку
Учреждение вправе оштрафовать именно за то, что она не провела инвентаризацию оружия и патронов, а также наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров
Таблица 1. Ошибки при инвентаризации
| Ошибка | Как должно быть |
| Нарушен порядок проведения инвентаризации | |
Не утверждены:
| Порядок и сроки инвентаризации закрепите в учетной политике. Состав комиссии установите в приказе. |
| Не получены расписки от ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. | Перед началом инвентаризации ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. |
| Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация. | Перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации указывают ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель). |
| Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка). | Если отсутствует один из членов комиссии, то приостановите инвентаризацию. Либо замените его другим сотрудником, но сначала зафиксируйте это в приказе руководителя. |
| Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности. | Чтобы обосновать списание безнадежных долгов проведите инвентаризацию дебиторской задолженности. А результаты отразите в инвентаризационной описи по ф. 0504089. |
| Неправильно оформлены результаты инвентаризации | |
| Несвоевременно отражены результаты инвентаризации. | Результаты инвентаризации отразите в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если ее провели перед составлением годовой отчетности, то результаты отразите в бухгалтерской отчетности за год. |
| Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. | Инвентаризационные описи составьте в двух и более экземплярах. По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составьте три экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества. |
| В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии. | Исправьте ошибку в описи зачеркнув ее и поставив правильные данные с указанием надписи «Исправленному верить» либо «Исправлено». А затем заверьте ее подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления |
| В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки. | На каждой странице описи прописью укажите число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. В незаполненных строках проставьте прочерки. |
| На последней странице описи отсутствует подпись ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение. | Возьмите расписку у ответственного лица о том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088. |
| Не составлена ведомость расхождений по результатам инвентаризации. | Излишки и недостачи отражайте в ведомости по форме 0504092. |
Про порядок исправления первичных документов читайте в рекомендации Системы Госфинансы.
Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»
Источник: https://www.budgetnik.ru/art/73222-inventarizatsiya-imushchestva-i-finansovyh-obyazatelstv
Инвентаризация казны
Инвентаризация казны включает в себя не только документарную проверку, но и выезд на объекты, этот процесс затягивается на несколько месяцев. Упростить работу помогут нестандартные способы.
В идеале в казне должно числиться минимум имущества. Ведь надо, чтобы оно приносило пользу или доход.
То есть большую часть имущества регион или муниципалитет обязан передать учреждениям и предприятиям.
- Важная статья:
- Провели инвентаризацию только на бумаге
Казна, по сути, является транзитным органом: пришло в казну – и казна это передала, закрепив за конкретным пользователем.
Поэтому в первую очередь инвентаризацию проводят, чтобы выявить, какое имущество может быть полезно тому или иному учреждению или предприятию.
А также чтобы убедиться в фактическом наличии объектов, сопоставить результаты с данными регистров бухгалтерского учета, найти отклонения и проверить полноту учета.
Привлекайте к проверке жителей
При инвентаризации казны надо пользоваться положениями Методических рекомендаций, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Сначала создают инвентаризационную комиссию уполномоченного органа, которая будет проводить проверку.
Если инвентаризация казны требует специальных познаний, к участию можно привлекать экспертов. А иногда власти подключают к этому процессу и жителей.
Пример 1:
В Казани власти объявили необычную акцию – «Народная инвентаризация».
Люди, которые решили помочь, должны были сфотографировать бесхозяйный, по их мнению, объект. А затем разместить информацию на сайте администрации или отправить на адрес электронной почты Комитета по управлению имуществом и земельным отношениям.
В ходе акции в администрацию поступило почти 800 обращений горожан.
Мониторинг земли показал, что в Казани имеется 238 «ничейных» земельных участков общей площадью 925 га.
Исполком подготовил проекты решений о принятии 105 участков площадью 228 га в собственность казны. Теперь в столице Татарстана нет проблем с выделением участков, например, под новые школы и детские сады.
До начала проверки руководитель органа по управлению имуществом издает приказ в произвольной форме. В приказе указывают причину инвентаризации, какое имущество будут проверять (только то, что находится в казне, или переданное тоже), даты начала и конца проверки.
К результатам инвентаризации прилагайте фотографии
В ходе инвентаризации комиссия проверяет наличие:
- правоустанавливающих документов на имущество;
- документов, которые подтверждают отнесение объектов к имуществу казны;
- технических паспортов и другой документации.
Аналитический учет объектов имущества казны ведут на основании информации из реестра имущества публично-правового образования. При проверке надо сверить данные учета с данными из реестра имущества.
Если выявлены расхождения, инвентаризационная комиссия устанавливает их причины в каждом отдельном случае. Расхождения отражают в примечаниях при заполнении инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам.
Также формируют предложения по устранению выявленных расхождений, которые представляют на рассмотрение руководителю, принимающему окончательное решение.
Результаты отражают в учете и отчетности того месяца, в котором была завершена инвентаризация казны (письмо Минфина России от 1 марта 2021 г. № 02-07-10/11405).Фактическое наличие имущества, его состав и основные параметры при инвентаризации определяют путем обязательной сверки всей необходимой правовой и технической документации, а если потребуется – и путем обмера. Акты обмеров, технические расчеты, фотографии прилагают к акту инвентаризации объекта муниципального имущества.
Пример 2:
Во время инвентаризации комиссия провела фотосъемку объектов, которые числятся в муниципальной казне.
По данным реестра в составе имущества казны учтены учебные мастерские, расположенные по адресу: г. Великий Устюг, ул. Сахарова, д. 37, площадью 704,9 кв. м и балансовой стоимостью 1182,3 тыс. руб.
По фотографиям видно, что учебные мастерские находятся в непригодном для эксплуатации состоянии: крыша провалилась, наружные стены имеют частичное разрушение, рамы и стекла в оконных проемах отсутствуют и т. д.
(см. рис. 1).
То есть департамент имущества не обеспечивает организацию содержания учебных мастерских за счет средств бюджета. По результатам инвентаризации необходимо принять решение о ремонте либо списании здания.
Также по данным реестра в составе имущества казны учтен гараж, расположенный по адресу: г. Великий Устюг, ул. Сахарова, д. 54, площадью 133,2 кв. м и балансовой стоимостью 348,0 тыс. руб.
Гараж находится в пригодном для эксплуатации состоянии, но не передан в пользование юридическим лицам (см. рис. 2). Таким образом, не обеспечено эффективное использование вышеуказанного имущества.
По итогам инвентаризации следует принять решение о передаче гаража в оперативное управление или хозяйственное ведение организациям. Либо сдать в аренду.По материалам журнала «Казенные учреждения: учет, отчетность, налогообложение».
Источник: https://www.glavbukh.ru/art/92228-novye-sposoby-inventarizatsii-kazny