+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

О направлении писем в адрес Управления оперативного контроля

Контроль исполнения поручений #делопроизводство #СЭД #ECMJ

О направлении писем в адрес Управления оперативного контроля

Алексей Афанасьев, директор по качеству компании «�нтерТраст»

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

●  проставляться РІ РІРёРґРµ резолюций РЅР° внутренних Рё входящих документах (например, РЅР° докладных записках Рё письмах);

●  быть сформулированы РІ распорядительных документах коллегиальных органов (РІ протоколах) Рё единоличных органов управления (РІ приказах Рё распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее.

Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль.

Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением �гнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке. При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

●  само поручение,

●  СЃСЂРѕРє исполнения,

●  конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение.

В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=3239077

Делопроизводство

О направлении писем в адрес Управления оперативного контроля

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д.

При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде.

Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:

При регистрации журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

https://www.youtube.com/watch?v=AdFHs6iRKW0

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение входящей корреспонденции

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

  • выносит резолюцию;
  • принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
  • создает поручения и отправляет на исполнение;
  • переадресует задание другому сотруднику.

Вынесение резолюции руководителем

Помощнику руководителя DirectumRX также позволяет создавать проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.

Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.

Задание на исполнение поручения

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:

  • список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
  • закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению.
  • отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Список «Поручения»

Закладка «Поручение»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Отправка писем корреспондентам

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Список адресатов также можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из DirectumRX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в DirectumRX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

  • быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
  • сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
  • контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

DirectumRX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с DirectumRX

DirectumRX упрощает ежедневную работу с документацией:

  • сводит риск потери документов к минимуму;
  • сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
  • ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

Источник: https://www.directum.ru/solution/rx_records_management

Контроль исполнения документов

О направлении писем в адрес Управления оперативного контроля

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений.

Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления.

Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.

Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота.

За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано.

Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Контроль начинается с резолюции руководителя. Она содержит фамилию исполнителя, задачу и срок ее выполнения. Контролер должен проследить, чтобы задание было выполнено в назначенный срок.

Как контролировать: начинаем с малого

Чтобы не шокировать персонал внезапным внедрением новой системы контроля (что неизбежно повлечет за собой недовольство, временное снижение качества работы и т.п.), начнем с малого: с постановки на контроль лишь части документов. Что именно контролировать – решает руководитель.

Итак, руководитель дает указание взять на контроль определенное входящее письмо. Например, он делает это в резолюции:

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого штампа:

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) регистрации входящих документов. Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и срок исполнения поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

https://www.youtube.com/watch?v=ZNZkUt0ePas

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, служебных записок, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем.

Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку.

Ежемесячную для оперативного принятия мер, ежегодную – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля         ПИСАРЕВА            Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.

Image by digitalart / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=2866

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.