+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Содержание

Нужно ли делать копии трудовой книжки при увольнении

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Обновление: 16 декабря 2016 г.

Сведения о работе гражданина могут понадобиться ему во многих случаях – от общения с госорганами до кредитования в банках.

Подтверждает эти факты трудовая книжка – главный документ о трудовой деятельности.

В подавляющем большинстве таких случаев нужна все же не сама трудовая книжка, а ее копия.

Трудовая книжка и ее копии

Согласно трудовому законодательству трудовая книжка хранится у работодателя. Работнику она выдается только в двух случаях: при расторжении трудового договора и при истребовании ее в соответствующие фонды для обязательного социального страхования или обеспечения (статьи 62 и 84.1 Трудового кодекса РФ).

Трудовая книжка – документ строгого учета, порядок ведения которого скрупулезно регламентируется законодательством.

Поэтому все иные не предусмотренные законом случаи выдачи ее работнику являются нарушением, за которое работодатель может быть наказан надзорно-контрольными органами в сфере труда.

В ситуации, когда гражданину необходимо предоставить куда-либо информацию о своей трудовой деятельности, выручит копия трудовой книжки.

Работник имеет право обратиться за ее выдачей к работодателю путем представления письменного заявления об этом, и тот обязан выдать заверенную надлежащим образом копию безвозмездно в течение трех дней с момента обращения (ст. 62 ТК РФ).

Эта копия часто представляет собой простую ксерокопию или скан-образ (в электронном виде) каждого листа трудовой книжки, включая вкладыш в нее (если он имеется).

В некоторых случаях (если того требует законодательство или внутренние локальные акты организации) необходимо копировать и пустые листы трудовой книжки, заверять копию трудовой книжки подписью должностного лица организации, выдавшей ее, а также печатью.

Когда гражданин не работает, трудовая книжка должна находиться у него на руках. Если при этом возникла необходимость предоставить куда-либо заверенную копию трудовой книжки, можно заверить ее у нотариуса. Но обычно в таком случае ее заверяют в той организации, для которой копия требуется (по представлении подлинника).

Куда требуется копия трудовой книжки?

Ситуации, в которых у гражданина могут потребовать предъявить копию трудовой книжки, разнообразны.

Среди них наиболее распространены:

  • заключение кредитного договора с банком;
  • собеседование при поиске новой работы;
  • получение загранпаспорта или визы для въезда в иностранное государство;
  • оформление субсидий и льгот в органах социальной защиты населения и т.п.

Рассмотрим подробнее первую ситуацию, поскольку больше всего вопросов возникает именно тут.

Копия трудовой книжки для банка

При заключении кредитного договора на крупную сумму (в частности ипотечного кредита) практически все банки в числе необходимых документов требуют у клиента копию его трудовой книжки.

Помимо подтверждения правдивости сообщенных будущим заемщиком сведений, банку это нужно для:

  • установления степени платежеспособности предполагаемого клиента;
  • определения его основного стабильного источника дохода;
  • подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.

Кредитная комиссия банка принимает решение о выдаче кредита, исходя из произведенного анализа вероятности возврата долга. Немалую роль в этом играет информация о постоянстве клиента в трудовых отношениях, источником которой является его трудовая книжка.

Так, лица, слишком часто меняющие место своей работы (у которых за последнее время много записей о трудоустройстве и увольнении в трудовой книжке), не всегда могут быть признаны надежными клиентами.

Аналогично обстоят дела и с лицами, в трудовых книжках которых имеются записи об увольнении по так называемым виновным основаниям, предусмотренным ст. 81 ТК РФ (за систематические нарушения трудовой дисциплины, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, совершение хищения по месту работы и др.).

Подобным клиентам зачастую отказывают в предоставлении кредита, причины при этом могут не разъясняться.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Правила в отношении предъявляемых документов у каждого банка свои. Предварительное их изучение позволит клиенту минимизировать риск невыдачи кредита.

Поэтому будущему заемщику прежде всего нужно знать, какие требования к копии трудовой книжки предъявляет именно выбранный банк. Их можно узнать в офисе банка или на его сайте в интернете.

Обычно требования банков к оформлению копии трудовой книжки таковы:

  • достаточно копировать листы трудовой книжки с имеющимися записями, а не пустые (сквозная нумерация записей в ней не позволит изъять невыгодные);
  • на одном листе А4 располагать один или два разворота документа в масштабе не менее 100%;
  • оборотная сторона листа не используется;
  • если запись о последнем трудоустройстве находится в конце разворота трудовой книжки, то следует сделать копию следующего пустого листа (чтобы у кредитной комиссии не возникло сомнений о наличии последующих записей);
  • каждый лист ксерокопии должен быть заверен подписью должностного лица (с указанием его должности) и печатью организации;
  • ксерокопия трудовой книжки после последней записи о приеме на работу должна содержать надпись синей ручкой: «Работает по настоящее время в должности такой-то. Номер записи, текущая дата». Эта надпись должна быть заверена подписью должностного лица (с указанием должности);
  • последняя страница копии трудовой книжки, как и все остальные листы, также должна быть заверена подписью должностного лица и печатью организации. То есть на последней странице должны быть два заверения и две печати: во-первых, записи о том, что работник трудится по настоящее время, во-вторых, заверение страницы в целом.

Так в общих случаях выглядит копия трудовой книжки для кредита. Соблюдение этих несложных правил может повысить шансы будущего заемщика получить кредит.

Работодатели не обязаны хранить копии трудовых книжек работников после их увольнения

Арбитражный суд отказался наказывать организацию за непредоставление проверяющим из ФСС копии трудовой книжку уволенной сотрудницы. Арбитры указали на отсутствие в законодательстве требования о хранении таких копий после увольнения работников.

Источник: https://si-am.ru/nuzhno-li-delat-kopii-trudovoj-knizhki/

Что такое копия трудовой книжки и когда она нужна уволенному работнику?

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий выслугу лет. Правила ведения и хранения трудовых книжек определены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №255. Иногда работникам бывают нужны копии трудовых книжек для получения кредитов или виз. Расскажем, где можно получить выписку из трудовой и как ее заверить.

Для чего необходим дубликат данных о накопленном стаже?

Ксерокопия трудовой книжки подтверждает официальную занятость гражданина и наличие опыта работы на должности в определенный промежуток времени или в настоящий момент. Законодательством предусмотрено хранение трудовых книжек и вкладышей к ним у работодателя в стальных сейфах организации, железных шкафах или в отдельных комнатах.

При необходимости копию предоставляют по письменному или устному обращению сотрудника, без взимания платы, в срок до 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ), а оригинал остаётся храниться в отделе кадров. Документ получить на руки возможно в случае прекращения рабочих отношений или по запросу Пенсионного фонда России для обязательного социального обеспечения.

Выдача трудовой книжки в непредусмотренном законом порядке — грубое нарушение, за которое контрольно-надзорные органы в сфере труда могут наказать работодателя. Копию документа запрашивают:

  • при оформлении займа для принятия решения о кредитовании;
  • для оформления визы для поездки за границу;
  • для ПФР;
  • при собеседовании по новому месту службы;
  • в органы опеки и в других случаях.

Наличие ксерокопии, при утере трудовой, значительно ускорит процесс выдачи дубликата.

При получении кредитного займа большинство банков требуют у заказчика копии определенных документов. Это целесообразно для установления степени платежеспособности заёмщика. Доказательством постоянства рабочих отношений и является трудовая книжка. Банки будут оценивать:

  1. количество записей о приеме и об увольнении;
  2. частоту смены работы;
  3. основания увольнения.

Гражданам, уволенным за систематические нарушения трудовой дисциплины, прогул, появление на работе в нетрезвом виде, совершение хищения по месту работы и др. могут отказать в предоставлении кредита как неблагонадежным. Эти основания перечислены в ст. 81 ТК РФ.

Копия трудовой книжки может быть выполнена в виде ксерокопии или электронного документа. Каждый лист, в том числе и пустые, копируют и заверяют должным образом.

В случаях, когда копия располагается на двух или более страницах, отметка о заверении отражается на каждом листе.

Как заверять трудовые книжки, определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.26). На копии пишется слово «Верно», указывается должность заверяющего лица, ставится его подпись, указываются его инициалы и фамилия, ставится дата заверения.

При выдаче документа в другую организацию, например, в банк, на копии также пишут, где находится подлинник документа. На заверительной надписи ставят печать организации или ИП. Копии делают в отделе кадров организации, то есть работнику на руки выдадут уже заверенную копию.

Если нужен вариант в электронном виде, можно попросить сотрудника отдела кадров отсканировать вашу трудовую и выслать на электронную почту.

Можно ли получить его после увольнения и как заверить копию?

Человеку, оставшемуся без работы, может потребоваться заверенная ксерокопия трудовой книжки, но в отделе кадров бывшего работодателя заверить ее не получится. В день расторжения трудовых отношений работодатель гарантирует выдачу работнику трудовой книжки на руки с записью об увольнении и награждениях.

Записи заверяются подписью назначенного лица, печатью организации и визированием самого работника. После этого отдел кадров не имеет права заверять копии трудовых книжек бывшим сотрудникам. Неработающему человеку следует самостоятельно сделать ксерокопию и принести ее в организацию, где ее требуют, вместе с оригиналом.

Другой вариант — обратиться к нотариусу, который имеет право заверять любые документы.

По последнему месту работы человеку могут выдать справку, подтверждающую период времени, когда обратившийся занимал определенную должность.

В каких случаях наниматель обязан делать заверение?

Работодатель обязан выдавать заверенные копии трудовых книжек только своим сотрудникам и по их заявлению. Это регламентировано ст. 62 ТК РФ. Заявление нужно подавать в письменном виде, в свободной форме. К примеру, можно написать: «Прошу выдать мне заверенную выписку из моей трудовой книжки в связи с необходимостью оформления визы для поездки в отпуск».

В заявлении должны быть указаны:

  1. должность сотрудника;
  2. его фамилия, имя и отчество.

Скачать образец заявления на получение выписки из трудовой книжки

Выписка из трудовой должна быть предоставлена работнику безвозмездно и в течение 3 дней.

Где уволенный работник может сделать копию данных о стаже?

В случае, если граждан не состоит в трудовых отношениях, документ хранится у него на руках. При необходимости предъявить заверенную копию в какую-либо организацию, трудовую книжку заверяет нотариус. Он удостоверяет соответствие скопированных страниц оригиналу трудовой и делает нужные записи, придавая ксерокопии законную силу.

Нотариус подтверждает факт соответствия копии оригиналу, но не отвечает за достоверность ранее внесённых в трудовую книжку сведений. Процедура по времени занимает не более одного дня. Заверенная в присутствии нотариуса копия действует до внесения новых записей в трудовую книжку.

В некоторых организациях трудовую книжку безработному заверят непосредственно при приеме, достаточно принести с собой оригинал и ксерокопии. Это нужно уточнять до обращения в ведомство.

Обязан ли наниматель хранить у себя дубликаты бывших работников?

Законодательство не оговаривает обязательств работодателя по хранению копий трудовых книжек уволенных сотрудников, которые забрали свои трудовые. Однако зачастую их сохраняют в виде ксерокопий или электронных документов для прохождения последующих проверок ФСС, налоговой и Роструда.

Работнику это может пригодиться, если им утерян оригинал трудовой, и нужно восстановить данные о предыдущей работе. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные при увольнении работником либо его ближайшими родственниками, хранят в организации до востребования.

Источник: https://otrude.com/uvolnenie/dokumenty-uvolnyayushchemusya-sotrudniku/kopiya-trudovoy-knizhki/

Сколько хранится трудовая книжка после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

  • имя и фамилию сотрудника}
  • данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)}
  • должность на предприятии}
  • реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет.

В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной.

Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками.

Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено.

Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста.

Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых.

Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их.

В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.

Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд.

В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку.

Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.

Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

  • сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
  • работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
  • работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

  • болезни}
  • ухода в отпуск}
  • в связи с семейными обстоятельствами.

Источник: http://rossiz.ru/skolko-hranitsya-trudovaya-knizhka-posle-uvolneniya/

Личное дело сотрудника: что должно быть, требования к его оформлению и хранению

Нужно ли хранить копии трудовых книжек уволенных сотрудников?

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Личное дело сотрудника – это пакет документов, содержащий личные сведения о работнике, а также информацию, касающуюся его деятельности в данной организации.

Чем регламентируется порядок их ведения

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

— о ведении личных дел сотрудников:

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

  • все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
  • документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
  • ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.

Что в нем должно быть

В состав личного дела могут входить следующие документы:

  • личная карточка формы Т-2, причем она должна быть заведена на каждого работника, независимо от того, формируют ли на предприятии личные дела;
  • копии личных документов, которые предоставляет работник при приеме на работу (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет);
  • заявление работника о приеме на работу;
  • один экземпляр трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
  • копия приказа о приеме на работу;
  • заявления и копии приказов, отражающие передвижения работника внутри организации (изменение наименования должности, перевод и т.д.);
  • документы, свидетельствующие о праве работника выполнять порученную ему работу (водительское удостоверение, медицинские справки);
  • отметки о полученных работником взысканиях и наградах;
  • копия приказа об увольнении;
  • заявление об увольнении, либо другой документ, послуживший основанием для расторжения трудового договора.

— состав личного дела:

Личная карточка сотрудника по форме Т-2

Как уже было сказано выше, личная карточка, это документ, который следует обязательно оформлять на каждого работника.

Унифицированный бланк Т-2 заполняется при приеме сотрудника на работу и содержит все необходимые сведения:

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.

— как заполнить личную карточку работника по форме Т-2:

Это не будет нарушением, поскольку при проверке обращают внимание лишь на наличие правильно оформленной карточки Т-2.

Что делать с личными делами уволенных работников

После того, как работник уволен в его личное дело вносятся сведения о причинах прекращения трудовых отношений (заявление и копия приказа), а само дело подлежит отправке на хранение в архив организации.

Сроки хранения

Для личного дела не установлены конкретные сроки хранения, но обычно его отправляют на хранение сроком на 75 лет.

Сделать выводы о таком сроке хранения можно исходя из следующих положений:

  • личная карточка сотрудника должна храниться 75 лет;
  • все документы, содержащие сведения о трудовом стаже работника должны храниться 75 лет.

Порядок передачи в архив

Перед тем как отправить личное дело в архив на хранение, его необходимо оформить надлежащим образом:

  • вложить опись всех документов, которые находятся в личном деле, в том порядке, в котором они расположены. Также в описи указывается количество листов в деле;
  • вынуть все документы из скоросшивателя и сшить, поместив опись на первой странице.

После этого личное дело отправляется в архив на хранение.

Какие есть нюансы

При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:

  • они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
  • если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
  • если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
  • как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;

— форма согласия на обработку персональных данных:

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Законодательство о защите персональных данных предполагает достаточно суровое наказание за нарушения — вплоть до уголовной ответственности. Проверьте себя: не осталось ли в личных делах ваших сотрудников запрещенных к хранению документов?

В личном деле сотрудника могут лежать только документы (копии), касающиеся его работы: о поступлении на работу, работе в компании, повышении в должности, прекращении трудового договора и пр.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка.

Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке.

Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.