+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Содержание

Кассовые операции при использовании онлайн-кассы

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Порядок ведения кассовых операций в РФ установлен Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Согласно этому документу, кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (ПКО), расходными кассовыми ордерами (РКО). По каждому ПКО и каждому РКО вносятся записи в кассовую книгу.

Такой порядок сохранится и после перехода на новые ККТ с функцией передачи данных в налоговые органы.

Унифицированные формы кассовых документов приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать в настоящее время и должно применяться в дальнейшем — уже после перехода на онлайн-кассы.

Ведение кассовой книги

Любая организация вне зависимости от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.

Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные денежные средства, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом наличие или отсутствие расчетного счета у обособленного подразделения не играет никакой роли (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).

Обособленное подразделение (ОП) в срок, установленный руководителем организации, передает в головное подразделение:

  • либо отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
  • либо распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.

В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Это правило не распространяется на ИП и на организации — субъекты малого предпринимательства, которые могут хранить в кассе любую сумму наличных денег.

Формулы для расчета лимита остатка наличных денег в кассе приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.

Выдача и сдача разменной монеты

Действующими нормативными актами, регулирующими применение ККТ, не предусмотрено наличие остатка денежных средств (разменной монеты и купюр) в денежном ящике ККТ ни на начало рабочего дня, ни на конец рабочего дня.

Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает Ф. И. О.

кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».

Если в торговой организации существуют старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдает старший кассир.

Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учета полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.

5 Порядка ведения кассовых операций и будет продолжать действовать при использовании онлайн-кассы.

Таким образом, по-прежнему при отсутствии старшего кассира для выдачи разменной монеты достаточно расходного кассового ордера, а при наличии старшего кассира — необходимо, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.

Торгуйте по новым правилам. Подключитесь к Контур.ОФД сейчас и 3 месяца бесплатно передавайте данные в ФНС.

Узнать подробнее

Унифицированные формы по ККТ

Для учета денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ организации использовали унифицированные формы первичной учетной документации КМ-1–КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132:

  • КМ-1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ»;
  • КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию»;
  • КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»;
  • КМ-4 «Журнал кассира-операциониста»;
  • КМ-5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста»;
  • КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста»;
  • КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации» и др.

Поскольку данное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Законом № 54-ФЗ, теперь, по мнению чиновников, оно не подлежит обязательному применению (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413).

Следовательно, организации, которые применяют новые онлайн-кассы, не обязаны оформлять справки-отчеты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой ККТ (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).

В связи с вступлением в силу новой редакции 54-ФЗ Банк России планирует внести изменения в Указания № 3210-У. В частности, в новой редакции п. 5.2 и 6.6 Правил ведения кассовых операций будет установлено, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (по состоянию проекта на 01.03.2017).

Отправляйте ПКО в сервисы бухучета 1С:Предприятие 8.x, Контур.Эльбу или Контур.Бухгалтерию бесплатно из сервиса Контур.Маркет.

Узнать подробнее

Фискальные документы

Фискальными документами называются фискальные данные (сведения о расчетах), которые представлены по установленным форматам на бумажном носителе или в электронном виде (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ):

  • отчет о регистрации;
  • отчет об изменении параметров регистрации;
  • отчет об открытии смены;
  • кассовый чек (бланк строгой отчетности);
  • кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
  • отчет о закрытии смены;
  • отчет о закрытии фискального накопителя;
  • отчет о текущем состоянии расчетов;
  • подтверждение оператора.

Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены Приказом ФСС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Продолжительность смены

В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной техникой делится на кассовые смены.

Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ формируется отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены.

При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54-ФЗ).

То есть смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Объясняется такое требование к продолжительности смены возможностями фискального накопителя. В случае когда смена превышает 24 часа, фискальный признак документа на чеке ККТ не формируется (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).

Смена на ККТ может быть открыта в один день, а закрыта уже на следующий день при общей продолжительности не более суток. Иных ограничений в отношении продолжительности смены, а также требований о закрытии смены в точно указанное время Закон № 54-ФЗ не содержит (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).

Отчет о закрытии смены

При закрытии смены на старых ККТ формировался Z-отчет, который являлся основанием для внесения записи в форму КМ-4 («Журнал кассира-операциониста») (приложение к письму ФНС России от 10.06.

2011 № АС-4-2/9303@, письма УФНС России по г. Москве от 20.01.2011 № 17-15/4707, от 20.04.2011 № 17-15/38757).

На основании Z-отчета оформлялась справка-отчет кассира-операциониста (КМ-6) и вносились данные в журнал кассира-операциониста (КМ-4).

Поскольку при использовании новых ККТ вести формы КМ-4 и КМ-6 не нужно, по окончании смены формируется отчет о закрытии смены, на основании которого оформляется ПКО и делается запись в кассовой книге.

Данные о суммах наличных денег, поступивших в ККТ за смену, приведены в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ПРИХОД“» реквизита «Счетчики итогов смены».

Обратите внимание, что на основании одного отчета о закрытии смены может формироваться несколько ПКО в зависимости от вида операции и проводок, которые будут сделаны в бухгалтерском учете при оприходовании наличных денежных средств в кассу организации:

  • полная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 90-1);
  • частичная оплата при реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-1);
  • предоплата в счет будущей реализации товаров, работ, услуг (Дебет 50, Кредит 62-2).

Возврат товаров в день покупки

При возврате денежных средств покупателю в день покупки ККТ применяется в обязательном порядке (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914). Денежные средства выдаются покупателю из денежного ящика ККТ на основании чека, выданного при покупке товара.

При выдаче наличных покупателю необходимо пробить чек ККТ с указанием признака расчетов «ВОЗВРАТ прихода». Акт о возврате денежных средств покупателям (КМ-3) оформлять не нужно.

Возвратный чек ККТ передается в налоговые органы через оператора фискальных данных в том же порядке, что и все прочие чеки ККТ (письмо Минфина РФ от 04.04.2017 № 03-01-15/19821).

Данные о возвращенных суммах отражаются в отчете о закрытии смены: показатель «Итоговая сумма в чеках (БСО) наличными» в реквизите «Счетчики операций „ВОЗВРАТ прихода“» реквизита «Счетчики итогов смены».

При оприходовании сумм наличных денежных средств, поступивших в ККТ за смену, в ПКО необходимо отразить разницу между суммой прихода и суммой возврата прихода. Иными словами, выручка от реализации товаров, работ, услуг в ПКО отражается за минусом возвращенных сумм.

Возврат товаров не в день покупки

На сегодняшний день даже специалисты Минфина РФ не знают, как правильно оформлять возврат денежных средств за товар, возвращенный не в день покупки.

Поэтому чиновники рекомендуют обращаться по этому вопросу в Банк России (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 01.03.2017 № 03-01-15/11622).

Ни в одном своем письме чиновники не сказали, что возвратный чек должен пробиваться при любом возврате денежных средств вне зависимости от даты возврата товара.

Поскольку на сегодняшний день никакого нового порядка оформления возврата товаров не утверждено, по нашему мнению, возвращать денежные средства за товары, возвращенные не в день покупки, следует в прежнем порядке.

Шаг 1. На основании заявления покупателя о возврате товаров необходимо оформить РКО, в котором покупатель поставит свою подпись, и выдать покупателю деньги из основной кассы (а не из денежного ящика ККТ).

Шаг 2. На основании РКО следует сделать запись в кассовой книге.

Таким образом, в тот день, когда из основной кассы были возвращены деньги за возвращенный товар, кассир оформляет ПКО на полную сумму выручки, полученной кассиром-операционистом, и РКО на сумму денежных средств, возвращенных покупателю.

При возврате ранее внесенной предоплаты, по нашему мнению, организации должны пробивать чек ККТ вне зависимости от даты ее внесения. Денежные средства следует возвращать из денежного ящика ККТ.

Новый порядок применения ККТ и ОФД

Просим вас поделиться первым опытом по работе с онлайн-кассами. Пройдите опрос и помогите нам стать полезнее для вас. Будем благодарны за подробные и искренние ответы. 

мнением

Оксана Курбангалеева, директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса»

Источник: https://kontur.ru/articles/4885

Как вести кассовую книгу в бумажном виде для ООО и ИП

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Оформление и ведение кассовой книги может понадобиться для разных субъектов хозяйственной деятельности — как для индивидуальных предпринимателей, так и для организаций. Если из двух доступных форм ведения книги — электронной и бумажной — выбирается последняя, то нужно знать основные правила ее заполнения и оформления.

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

  1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
  2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
  3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
  4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
  5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
  6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
  7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
  8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
  9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Правила оформления кассовой книги

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

  • вкладные — заполняются шариковой ручкой;
  • отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

  1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
  2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования.

В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие.

Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

  • ОКПО предприятия;
  • фамилия и инициалы ИП;
  • год или временной период, за который ведется книга;
  • название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация.

На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек.

Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: бланк.

Источник: https://pravovedovich.com/kak-vesti-kassovuyu-knigu.html

Как заполнять и вести кассовую книгу?

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга.

При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец.

Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой.

Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию.

Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Источник: https://moyaidea.ru/zapolnyat-i-vesti-kassovuyu-knigu.html

Если применяется онлайн-касса, нужно ли вести кассовую книгу

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Кассовая книга — один из ключевых документов финансового учета на многих современных предприятиях.

Для чего она нужна? Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы, кто и как это должен делать? Об этом далее в статье.

Онлайн-кассы для всех видов бизнеса! Доставка по всей России.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Что это такое и кто должен ее вести

Кассовая книга — документ для учета перемещения наличных денежных средств относительно кассы предприятия. То есть, в ней отражается — сколько наличности пришло в кассу, а сколько — ушло за тот или иной отчетный период. Данные сведения сопоставляются с лимитом кассы, установленным на предприятии. Если лимит превышен, то излишки должны быть переданы на хранение в банк.

При этом, слово «касса» здесь следует понимать в самом широком смысле — не как специализированный объект, где происходит прием-выдача наличных, а как любое место, где осуществляется приема-выдачи денежных средств.

Таким образом, «касса» может присутствовать не только на торговом предприятии, но и на любом другом, где есть перемещение наличных денежных средств относительно нее. Такое перемещение может отражать:

  • выдачу заработной платы;
  • выдачу и возврат командировочных;
  • выдачу и возврат денежных средств под отчет.

Безусловно, прием денежных средств от покупателей (и выдача их им в предусмотренных законом случаях) в магазине или на сервисном предприятии — частный случай перемещения денежных средств относительно кассы.

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Для ведения кассовой книги применяются вспомогательные регистры — приходные и расходные ордера. На основании сведений, отраженных в них, вносятся записи в кассовую книгу.

Отметим, что в кассовой книге могут отражаться данные и о различных денежных документах — например, талонах на топливо, питание работников, путевки и прочие документы, у которых имеется стоимостная оценка.

Обязанность по применению кассовых книг установлена только для юридических лиц. ИП вправе, но не обязаны применять документ, о котором идет речь — даже если бизнес предполагает проведение операций, при которых осуществляется перемещение денежных средств относительно «кассы» (в том числе и при розничных продажах).

Собственно, от соблюдения лимита кассы ИП также освобождены.

При этом, если ИП имеет наемных работников, то рекомендуется издание им локального нормативного акта, в котором говорится о том, что лимит кассы на предприятии не применяется (как и о том, что не используется кассовая книга, ПКО и РКО).

А если ИП решил вести кассовую книгу (опционально — соблюдать лимит кассы по своей инициативе), то в этих целях, в свою очередь, должны быть изданы отдельные регламенты.

Отметим, что хозяйствующие субъекты в статусе юрлиц, относящихся к малым предприятиям, вправе не вести лимит кассы, однако, от обязанности вести кассовую книгу они не освобождены.

Руководство предприятия может назначить ответственного работника, который будет обеспечивать корректность ведения кассовой книги.

Если хозяйствующий субъект обязан вести кассовую книгу, но не делает это, то ФНС при проверке может оштрафовать его на сумму 40-50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Подберем кассы для вашего бизнеса. Доставим в любую точку РФ!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы в своей деятельности?

Выше мы отметили, что слово «касса» в контексте применения кассовой книги следует понимать исключительно в широком контексте.

В свою очередь, «касса» с точки зрения применения онлайн-кассы — в соответствии с Законом № 54-ФЗ, понимается в значительно более узком контексте — как специализированный объект для приема наличных денежных средств от физических лиц при продажах товаров и оказании услуг (либо для возврата им денежных средств в установленном законом порядке).

Таким образом, операции на «кассе», где используется «онлайн-касса» – это лишь частный случай хозяйственных отношений, при которых есть необходимость в ведении кассовой книги, заполнении ПКО и РКО (и, возможно, соблюдении лимита кассы). Применение или неприменение контрольно-кассовой техники здесь значения не имеет.

Поэтому, хозяйствующий субъект, использующий онлайн-кассу, обязан применять кассовую книгу, если это предписано нормативными актами, регулирующими порядок учета движения денежных средств.

Кроме того, в Законе № 54-ФЗ, который регламентирует применение онлайн-касс — инструмента фискализации, ничего не сказано о возможности неприменения кассовых книг. Поэтому, законодательные основания для отказа в использовании кассовых книг, РКО и ПКО, у пользователей онлайн-касс отсутствуют.

Таким образом, пользователи онлайн-касс — наряду с другими хозяйствующими субъектами, имеющими «кассу» как место, где осуществляется движение денежных средств (с применением кассового аппарата или без), применяют кассовые книги, если:

  1. Являются юридическими лицами (в том числе малыми предприятиями, которые не обязаны устанавливать лимит кассы).
  1. Являются ИП и приняли решение использовать кассовую книгу (наряду с лимитом кассы либо без него).

Рассмотрим подробнее, каким образом пользователь онлайн-кассы — или любой другой заинтересованный хозяйствующий субъект, должен вести кассовую книгу.

Как она ведется

Кассовая книга, как правило, ведется по форме КО-4, которая введена в оборот Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Организация, вместе с тем, вправе использовать свою форму. Ее нужно утвердить в учетной политике.

Кассовая книга может вестись в бумажном или электронном виде. Во втором случае ее заверение должно осуществляться с применением электронной подписи, оформленной надлежащим образом на лицо, ответственное за ведение кассовой книги. Книга в бумажном виде должна быть прошита и пронумерована.

Основные рекомендации по ведению кассовой книги отражены в Приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Руководитель фирмы может обязать ответственное лицо ознакомиться с данными рекомендациями перед началом выполнения обязанностей по ведению кассовой книги.

Рассматриваемый документ заполняется раз в день — причем, только за те рабочие дни, в которые на предприятии осуществлялось движение денежных средств. То есть, если на кассе платилась зарплата 2 раза в месяц, и никаких иных операций не осуществлялось — в кассовой книге за месяц будут присутствовать 2 записи.

Записи в кассовую книгу вносятся, как мы уже знаем, на основании сведений по РКО и ПКО. По завершении рабочего дня лицо, ответственное за ведение кассовой книги, отдает ее (дополнив ПКО и РКО, на основании которых вносились записи в книгу) главному бухгалтеру либо непосредственно руководителю организации. Ими кассовая книга заверяется.

При ведении книги следует разграничивать записи, отражающие движение наличных денежных средств и записи, которые отражают движение денежных документов.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/nuzhno-li-vesti-kassovuyu-knigu-pri-ispolzovanii-onlajn-kassy/

Как правильно заполнить кассовую книгу

Нужно ли распечатывать листы кассовой книги, если она ведется на компьютере?

Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2019 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.

Что такое кассовая книга

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.

1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению.

Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу.

Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.

И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.

Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:

  1. В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка

Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах.

В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах.

Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить.

На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде.

В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению

Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов.

Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.

Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.

Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.

Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.

В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.

Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:

Административная ответственность

Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.